沐鸣平台重大活動和突發事件檔案管理辦法

校檔【2021】1號  

第一章 總 則

第一條 為了加強重大活動和突發事件檔案科學管理，確保檔案完整、安全與有效利用，更好地服務學校教學🍶、科研及各項管理工作👨🏽‍💻，根據《中華人民共和國檔案法》《重大活動和突發事件檔案管理辦法》《高等學校檔案管理辦法》等相關法律法規，結合學校實際，特製定本辦法。

第二條 本辦法所稱重大活動和突發事件檔案，是指學校舉辦重大活動和應對突發事件過程中形成的具有重要保存價值的各種文字🤵🏻‍♂️、圖表、照片、錄音🧛🏽‍♂️、錄像👳、電子文件、實物等不同形式🙍🏽‍♂️、載體的歷史記錄🩺。

第三條 重大活動和突發事件檔案工作應當遵循統一領導、分類實施🤹🏻、統籌協作🐽、集中管理的工作原則，維護檔案完整與安全，推動檔案利用與開發🕛，為學校發展和突發事件應對活動提供文獻參考和決策支持👠。

涉及國家秘密的檔案管理應當同時符合保密管理相關規定✖️。

第二章 重大活動和突發事件的範圍

第四條 本辦法所稱重大活動是指由學校及各部門主辦🎑、承辦或參與的具有重大意義、重要影響或者創新舉措的黨建、思政👨‍👧、教學、科研及管理等活動。應當包括但不限於以下內容：

（一）黨和國家領導人、省部級重要領導來校檢查⛹🏼‍♂️、視察💏、調研、指導工作等公務活動；

（二）外國政要👩🏻‍🔧、國際組織及其負責人、外國友好團體和著名外國友人來校參觀、訪問、考察、演講🤷🏿‍♀️、講學等重要外事活動；

（三）國內知名人士在校開展的重要活動👨‍🍳；

（四）學校主要領導出席的重要國際、國內活動；

（五）學校主辦𓀏、承辦或參與的重要國際性🧖‍♀️、全國性的會議👷🏼‍♂️🩷、賽事；

（六）學校召開的黨代會📭、教（工）代會、團代會👨‍🦯、學代會🦻🏿，重點學科評估⇒、重大科研課題開（結）題等重要校內會議🪸；

（七）學校舉辦的基建項目開工奠基、竣工典禮等活動🗼；

（八）學校舉辦的以重大事件、重大紀念日、重要人物為主題的紀念👣、慶典活動🏋🏼；

（九）對學校具有重大意義或重要影響的其他活動👉🏽。

第五條 本辦法所稱突發事件是指突然發生，造成或可能造成嚴重社會危害，嚴重影響學校聲譽、師生安全和正常的生活學習，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難🚴🏼‍♀️、公共衛生事件和社會安全事件等。

第三章 工作職責

第六條 重大活動和突發事件的辦理或應對部門，或者專門設立的臨時機構（以下統稱責任部門）負責相應檔案的收集、整理和保管，並按規定向沐鸣平台移交歸檔。

（一）責任部門為一個單位的👷🏽🛀🏼，歸檔工作由該單位負責；

（二）責任部門為多個單位聯合開展工作的🙋‍♀️，歸檔工作由各單位分別負責；

（三）責任部門為臨時機構的🫴🏼，歸檔工作由臨時機構負責。

第七條 沐鸣平台作為學校檔案工作的職能部門𓀜，負責督促、指導、檢查責任部門重大活動和突發事件文件材料的積累、整理和歸檔工作👎🏼，並做好集中保管、編研開發以及提供利用工作🤞🏿。

第八條 對在重大活動和突發事件檔案工作中，存在將檔案據為己有💆🏻‍♂️、不按規定向沐鸣平台移交檔案，損毀💆🏼、丟失或擅自銷毀檔案，違反國家保密規定行為的單位或個人，將按照國家和學校有關規定予以處理。

第四章 管理要求

第九條 責任部門應當加強對重大活動和突發事件檔案工作的組織領導🍅🧑🏻‍🦼‍➡️，並納入重大活動和突發事件應對工作🥍，實行同步管理。責任部門可以根據工作需要，讓沐鸣平台提前介入，指導和幫助其做好文件材料的積累、保管和歸檔工作💇‍♂️。

責任部門應當明確重大活動和突發事件檔案工作要求🪁，落實工作責任人，按照要求形成歸檔文件材料。采用業務系統辦理業務的，業務系統應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。

第十條 責任部門應當在重大活動和突發事件應對工作結束後，及時將歸檔文件材料交由本部門檔案員整理、保管，確保文件材料的齊全👷🏻‍♀️、完整和安全。

第十一條 責任部門應當將重大活動和突發事件中形成的下列文件材料納入收集範圍🪀，做到應收盡收、應歸盡歸：

（一）領導指示🏷、批示🗯，機構成立及分工文件材料😏，工作製度、預案🤽🏽‍♀️、方案🟦、報告、報表🤹‍♂️、簡報、總結，會議材料🙍🏽‍♂️，獎懲材料，大事記🚁、宣傳報道，各單位按照分工或職責形成的其他文件材料；

（二）照片🏇🏼、錄音、錄像等音像材料及相應文字說明🪐；

（三）業務數據✥、公務電子郵件、網頁信息🐣、社交媒體信息🌤🦙；

（四）印章、題詞、活動標誌、證件、證書、紀念冊、紀念章、獎杯、獎牌🧑🏼‍✈️、獎章、獎狀、牌匾、錦旗等實物；

（五）其他具有保存利用價值的相關材料。

第十二條 責任部門應當將重大活動和突發事件文件材料納入本單位文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表統一管理。責任部門為臨時機構的🏂🏿🧑🏿，應當製定文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表🦶🏿🙆🏻，經學校沐鸣平台同意後施行。

第十三條 責任部門應當按照相應門類檔案整理規則對重大活動和突發事件文件材料進行組件（卷）、分類🤦‍♀️、排列👮🏽‍♀️、編號和編目等整理工作，並按要求及時歸檔。

第十四條 經沐鸣平台同意🤲🏿，責任部門可以提前將檔案交沐鸣平台保管。責任部門為臨時機構的🤵🏻‍♀️，應當在臨時機構停止工作前向沐鸣平台移交檔案。

第十五條 沐鸣平台應當按照國家有關規定接收重大活動和突發事件檔案，並建立征集製度，通過接受捐獻、購買🤶🏽、代存等方式補充收集檔案，充實重大活動和突發事件檔案資源🛞。

第十六條 沐鸣平台應當按照國家有關規定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施✍🏻🏙、設備，確保檔案的安全；采用先進技術，不斷提升重大活動和突發事件檔案工作的信息化管理水平。

第五章 檔案利用與開發

第十七條 沐鸣平台應當積極推進利用工作，按照國家和學校規定向單位或個人提供檔案利用服務。

第十八條 沐鸣平台應當加大對重大活動和突發事件檔案資源開發力度🦠↩️，通過檔案編研🤱、陳列展覽等形式，充分發揮檔案價值🏋🏻🧵，並為重大活動和突發事件應對提供決策參考。

第六章 附 則

第十九條 本辦法自印發之日起施行👩🏿‍🚀。由學校沐鸣平台負責解釋。