我國從1999年開展現代遠程教育試點工作以來，取得了巨大發展🛳，至今已累計招收網絡學歷教育學生達420萬人，畢業130萬人🍵。為了使這項工作更加健康👉🏼、快速、可持續發展✷🥚，教育部提出了“積極發展、規範管理、強化服務🌭、保證質量👳🏼‍♂️、改革創新”的辦學方針，並要求對試點高校實行年報年檢製度，內容包括試點高校規範管理的工作報告、招生簡章、各類統計數據報表等，近階段又推出了嚴格的網絡教育評估製度，旨在從整體上來全面規範我國的網絡教育工作。

網絡教育工作的規範管理涉及到各個方面👃🏻，其中網絡教育各項工作中形成的文件材料的歸檔及保管💁🏽、利用是一個極為重要的環節🛜，是網絡教育管理工作不可或缺的組成部分🫳🏿。這些工作做好與否，將直接關系到網絡教育的辦學質量和辦學效益🙎🏼，甚至會影響到網絡教育的成敗🫑。本文根據高校檔案管理工作要求🥷🧎‍♀️，針對試點高校網絡教育工作特點🕚，就如何做好這項工作、促進網絡教育的規範管理作一探討。

一、網絡教育歸檔材料的特點

1.歸檔材料數量大、增長快。由於網絡教育突破了傳統教育在時間、地域🪀、年齡上的限製😹⏏️，學生完全可以根據自身的條件和意願🙆🏿‍♂️，靈活地選擇合適的學習方式來進行報考🔔，以達到接受教育的目的😎。網絡教育這一新生事物提供了信息化時代背景下實施全民教育的可能，也吸引著越來越多渴求知識和提高技能的人的青睞🧑🏽。與此同時🙌🏻，網絡教育事業的迅猛發展🤵🏿，其各個環節中所產生的各類文件材料也迅速增加，而且遞增勢頭驚人。許多試點高校網絡教育的學生規模也已突破萬人大關，與全日製在校生數持平抑或超過👩‍🍳🍸。面對數量眾多的文件材料🙋🏼‍♂️，如何更新思想觀念、提高工作效率、采取切實可行的辦法👼🏻，使文件材料全面😗、規範地收集歸檔，並充分發揮檔案信息資源在網絡教育資源建設、支持服務體系建設等方面的作用🧏🏼‍♂️🏊🏿，是當前網絡教育檔案工作中面臨的一項嚴峻任務🏸。

2.歸檔材料形成點多、分布性廣。網絡教育主要依托互聯網和設立在全國各地的校外學習中心來進行，這種教育點的分散性和管理方式的異地操控，使大量的教學管理和輔助文件材料在形成時就分散在各地🤐，若不建立一整套嚴密的製度，難以將這項材料實行集中🧏🏿‍♂️、統一管理✏️。其次，網絡教育實行的是學分製，學生畢業的時間是不固定的，誰先修滿規定的學分，誰就先獲準畢業🧘‍♂️，這就造成了反映學生整個學業過程的學籍材料不能像全日製學生那樣按屆、按班如期歸檔。這種文件材料在形成時間上的不一致性為做好歸檔工作帶來了難度。另外，網絡教育中的教與學是在網上交互進行的👰🏼，教的內容由試點高校統一集中發布，而學的情況無法實時控製，通常是學生根據自己的時間安排⚠，實施學習計劃🏀，所以，學生上網學習時間的差異性使記錄學生學習情況的一些材料呈現很強的分散性，這也為教學管理帶來了不便。如學生交作業時間不統一🏊🏽‍♂️，對學生平時成績評價就不像對全日製學生那麽來得容易。

針對這種材料形成點多‼️🫷🏽、分布性廣的特點，如何建立起一整套既方便有效、又切實可行的歸檔管理辦法，使文件材料“分而不散💇🏼‍♂️、有序管理”是網絡教學管理工作者必須要正視的🧎🏻‍♂️。

3.歸檔材料類型多、內容新。網絡教育，顧名思義是借助現代通訊技術和互聯網平臺來實現的🍩，教與學的手段完全不同於校園課堂教育模式📩。網絡教育除了利用紙質教材外🦀，更多的是使用電子教材，並且頻繁地利用網絡途徑予以傳遞和發布。學生學習、教師指導、教學管理各個環節均依賴於網絡來交流溝通，與傳統教育相比，期間形成的文件材料更多的是電子文件💩🌈，如多媒體課件、網上作業（作業提交🚵🏿‍♂️🚵‍♂️、批改）、平時測驗⏲、往來於師生間的電子郵件、教學管理通知🧕🏿、公告等等，都已在不同程度上突破了傳統紙質文件材料的管理範疇，這是網絡教育手段下歸檔材料形成的新特點。面對網絡教學各個環節中形成的“豐富多彩”的、內容全新的文件材料，若繼續沿襲傳統紙質檔案的管理方式🧑‍🏭，必有所失🏝，也無法管理好🚇。研究新辦法✈️、探尋新途徑🕞，全面🎅🏼、有效地加強這些電子文件的歸檔管理，是網絡教育管理和發展不可回避的一項重要工作🧑🏻‍💼。

二、網絡教育檔案規範化管理的要求

1.招生環節。招生環節包括宣傳、報名、入學考試、錄取四個階段，是規範管理的第一步🥷🏻。俗話說“良好的開端是成功的一半”，所以做好招生環節的檔案管理工作顯得特別重要。為維護招生宣傳的真實性🍡、招生政策的嚴肅性✏️，試點高校需認真製定《招生簡章》，並通過各種途徑加以廣泛宣傳#️⃣🤸🏼，為招生工作營造聲勢🧘🏻‍♀️，贏得高質量、大範圍的優秀學生前來報考。學生報名時🚶‍♀️🥞，要其提供相應的國民教育系列畢業證書或學生證、身份證的原件與復印件，並認真做好核對確認工作🤟🏼。同時，學生報名必須填寫學校統一印製的《報名表》，填寫內容真實準確，書寫規範清晰。需要強調的是，報名表必須由學生本人簽名，對其信息的真實性作出責任承諾。

網絡教育實行自主考試，自主擇優錄取，所以入學考試的空白試卷、考生的答卷和錄取名冊（即新生錄檢表）是試點高校在招生錄取工作中最重要的歸檔材料🩸🧑🏿‍🚀，需認真對待，並妥善保管好，便於到時集中歸檔。

2.教學環節。網絡教學與傳統教學的形式有很大的不同，通常都以網絡教學、網絡與教學點面授輔導相結合等手段進行。因此👦🏿，教學環節中形成的文件材料也會有所區別，其最大的特點是電子文檔多，因為這些材料均要上網，均要通過網絡才能傳輸到教學的對象——學生手中🦹🏼‍♂️，比如教學計劃、教學大綱、課程設置、任課教師安排、網上作業🤽‍♀️👵🏿、階段測驗等。在傳統教學中，教務人員和教師均很註重這些材料（紙質）的收集與保管🖇𓀏，便於歸檔，但網絡教學由於側重材料要上網🏃🏻‍♀️🗻，所以一般都把材料放在電腦裏，容易忽視在形成電子材料的同時及時地將其打印成紙質材料，這種工作習慣容易造成歸檔時材料的缺失不全。何況，目前條件下💇🏼‍♂️，檔案管理要求實行紙質和電子材料雙套歸檔，所以網絡教學環節中要特別重視做好各種載體材料的收集整理工作💁‍♀️，確保教學管理規範並有據可查。

3.學籍環節。網絡學歷教育雖也實行學分製，但與全日製不同，有基本學製與有效學習期限等規定。比如專升本的學製為2到5年👨‍🚀，即基本學製是2年🪁，若如期修滿規定的學分，就準予畢業🫱🏻，但學生也可以用5年的時間來完成學業，5年後如再沒有修滿學分的，就無法畢業了🧗🏼。網絡教育的這種彈性學製➾，使得學生學習期間各種學籍記錄材料的形成比較“零亂”，不容易同步收集整理🌝，所以，要實現網絡教育檔案規範化管理，更需要我們的管理者重視這些細節🙏，加強材料的平時積累，確保其齊全、完整🦌。另外🤽🏽‍♂️，網絡教育實行自主招生，學生學業的管理主要由分布在全國各地的教育中心來負責，所以各教學點的工作人員要有檔案意識和責任感，密切配合試點高校共同做好材料的收集🧗‍♀️、整理和歸檔工作💔。還要特別註意由於學生居住或工作地點的變化而改變教育中心以及學生在學習期間發現所學專業不適合自己的發展，重新調整專業等情況下學籍信息變更的記載，這些材料對於保證學籍環節過程管理的完整性是絕對不可缺少的。

4.考試環節。試點高校推行符合網絡教育特點的課程考試製度，但每年考試的次數與時間安排比較靈活🎵，原則上是在學生有效學習期限內盡量安排更多的課程考試機會，以利於學生及時修滿學分⛔️。當然，首先要嚴格考試製度😻，保證考試正常🪦、有序地進行，期間要認真做好參考和缺考情況的記錄🏢。其次，每次考試後必須將空白試卷、學生考卷收集保管好，並及時將每份考卷的成績登錄到學生各自的學習成績匯總大表中去🖕🏽🧑🏽‍🏭。同時🍨，還要做好補考記錄，保證學生所有考試的規範性與嚴肅性。

5.畢業環節👳🏽。通過幾年的緊張學習，網絡教育學生將完成自己的學業。在行將畢業之時🉐🧗，試點高校網絡教育管理者和學生要認真做好以下幾件事：一🔖☎、學生必須認真填寫《畢業生登記表》；二👵🏼、教務員必須製作好完整的《學生成績匯總表》，並按年度、專業分類，裝訂成冊；三、學生要認真核對學校發給的證書的信息內容➰，包括學習起止日期、專業、身份證號等重要信息，如有出入🖕🏻，及時糾正；四、發證部門要做好畢業生領證簽收登記工作，如郵寄的話😩，最好采用掛號或特快專遞🛜，並要註明已收到的反饋信息🧜🏼‍♀️。有條件的話，最好拍攝一張畢業生合影，以作留念🤲🏻🧜🏻‍♂️，也作佐證🦘。另外🔘，要申請學位的學生必須認真撰寫畢業論文並參加論文答辯。答辯結束後✮，管理部門要將學生的畢業論文、畢業論文考核（或答辯）表收集整理好🤣，按規定或歸檔或作資料保存。

三、網絡教育檔案規範化管理的舉措

1.研究歸檔範圍，確保檔案齊全。文件材料的收集👩🏿‍🔧、歸檔範圍是檔案管理工作的基礎性依據，也是開展檔案收集工作的指南，更是保證歸檔材料齊全的一個法寶🚇。網絡教育有別於傳統教育⚠，其檔案的收集範圍不能簡單地按照傳統教育檔案的收集範圍執行，要從網絡教育工作的具體實踐出發🤾🏻💻，製定好合適的歸檔範圍👨🏻。

一要遵循雙重價值原則👮🏽‍♀️。這是美國著名檔案學家謝侖伯格提出的“雙重價值論”的原旨^[1]，也是我國檔案工作實踐中一貫堅持的原則，即收集歸檔的文件材料，第一價值（即原始價值）要滿足文件材料形成單位（本部門）的工作現實及長遠需要，如工作計劃、大事記🪂、會議記錄、教學計劃❤️、空白試卷等；第二價值（即從屬價值）要滿足其他單位及社會成員的查考需要，如學生成績匯總表🫄🏼、畢業（或學位）證書簽收表🪴、新生錄取表等🐜。也就是說，在確定歸檔文件材料範圍時要全面考慮這兩個因素👨‍🔧♠️。

二要區分檔案與資料。網絡教育工作中👉，既形成檔案🤙🏽🌀，也形成資料，二者有著密切的聯系，起著互為補充🫳、互為印證、相輔相成的作用。資料是供人們工作、學習參考用的各種公開或內部出版物和文件、檔案的復製品，一般包括書刊、報紙😱、地圖、圖表➛、以及音像製品、會議交流資料等。主要是從外部搜集來的，只供參考，不能作為工作的憑證和依據^[2]。而檔案是在工作活動中的直接產物，第一手材料，具有依據和憑證作用。一般地，長期和永久保管的檔案向學校沐鸣平台移交。比如教學計劃、教學大綱、學生成績匯總表、畢業生登記表、空白試卷等。而對於一些短期有價值的檔案🫰🏽，應與資料一同保管在網絡教育學院內部檔案室，比如考生考卷👨🏼‍🦰、錄取存根、畢業論文考核（或答辯）表、轉教育中心、轉專業的申請表🛌🏻、網上交互產生的部分信息記錄等。

三要註重新型載體檔案的收集。網絡教育工作中產生了很多新型載體檔案🏌🏻‍♂️，包括課件光盤⚡️、錄音錄像檔案🦸🏼‍♀️、照片檔案、多媒體檔案、電子文件等🧑🏿‍💻。這些新型載體檔案是傳統檔案工作中少見的，也是現代檔案工作需要加強的薄弱之處😜。因為這些不同載體檔案它們往往是同時產生、互相補充⚂、互相佐證，共同見證歷史的，而傳統的檔案收集範圍重視紙質檔案的收集✊，對此類檔案多有所忽略，可能會造成歷史的缺損，影響日後檔案的利用。

當然，文件材料收集範圍一旦確定下來後🕕，也不是一成不變的，還要結合試點高校網絡教育工作的實際，適時調整，使之不斷完善、合理🤷🏽、可行☢️⏮。

2.健全工序流程🫏，完善文檔製度。由於網絡教育中檔案管理的特殊性🌵，運用健全工序流程的思想來強化管理，將有利於提高檔案工作的管理水平，保證網絡教育檔案的質量。就檔案工作來說👨🏽‍✈️，其工序流程不能僅局限於檔案階段，而應向前延伸到文件管理階段🫡，建立起一整套文檔工作的工序流程，覆蓋整個文件生命周期🧉，即文件的形成辦理、現行使用、收集歸檔等全過程👉🏼😧。而對流程中每一個節點（即各環節）文檔工作的相關方面的要求應做到具體👩‍🚀、詳盡🦒，包括文件的規範、製度、流轉🍇、歸屬等⏭。若每一個環節都能按照流程、規範♐️、製度嚴格操作，將會帶來工作效率的較大提高，更能保證文檔材料的規範、齊全。

與工序流程緊密相聯的文檔工作製度，是檔案管理工作中的軟件建設💮。它涉及文件檔案工作全過程的各環節🙀，包括文件材料的形成規範、公文處理製度、文件材料借閱製度🥫、收集整理規範、平時預立卷製度💫、歸檔製度👴🏿、雙套歸檔製度🤽🏻‍♀️、電子文件管理規定🎂、照片檔案管理辦法等◻️。文檔工作製度是檔案工作得以規範管理的一個保障🐏👀，還要聯合部門各種具體的管理製度，才能使文檔工作製度得到切實執行。

3.增強檔案意識，強化工作考核。如今檔案意識已不是一個陌生的概念，但正確的檔案意識仍然有待加強。要明確存檔的目的一方面是記錄歷史👃🏻，更重要的是為本單位日後工作提供參考憑證🧜🏿‍♂️🙋‍♀️，維護本單位合法權益和有利於檔案資源的社會化利用。

工作考核是人事管理工作中非常重要的一個環節。時至今日，很多單位的文檔工作已列入了本部門檔案員的工作職責中🧙🏻，但是，除了專職文秘和檔案工作人員外🟣🫎，相關人員並沒有真正與文檔工作考核嚴格聯系起來。要知道，工作中幾乎每一個人都在與文檔打交道，很多人的工作過程其實就是文件處理的過程，因為文件材料是開展工作的一種媒介🏞。歸檔的文件材料是集體工作成果的體現。所以，對每個人進行崗位工作考核的同時，若能考核文檔工作，充分發揮考核的激勵和約束作用，將有利於完善檔案的製度建設，提高網絡教育檔案的規範管理🚈。

註釋：

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2001.213

[2]九江檔案信息.檔案與資料有什麽關系[EB/OL].

http://www.a-jjda.cn/Html/danganyuandi/wswd/05221604326.html,  2006-05-22