一👨👧👦、社會檔案信息需求狀態
人存在於社會就一定有需求，如同生物界中的生存需求一樣🙅🏼♀️，是一種自然存在的狀態🤏🏿。在需求理論研究中，最具代表性的是馬斯洛（Abrham Maslow）的需求層次論𓀓，他將人類需求分為5個層次🙆🏽♂️，即生理需求🕺、安全需求🤖🤹🏽♂️、情感需求、尊敬需求🎈、自我實現需求🕴🏼🚽。其理論有兩個基本特點👨⚕️：一是人是有需求的👨👩👧👧，其需求取決於他們已經得到了什麽，尚缺少什麽👧🏼🈶，只有尚未滿足的需求才會激發行為；二是人的需求存在著輕重緩急，有著不同的層次🧑🏼🏫，在某一層次需求得到滿足後🐹，另一層次的需求才會出現。①綜合馬斯洛關於人類需求層次的理論💕🩳，我們將社會檔案信息需求概括為三個方面：
1.社會生活中的檔案信息需求👩🚀。地球上所有生物在生存發展中都必然會產生對信息的需求，就生存意義而言，人與動物具有某些相似性。因此，人們生活中的信息需求可以視為一種最基本的社會需求，而社會檔案信息需求便是其中的一種🥔。檔案信息產生於人類社會生活的方方面面，又反映和記錄了人類生活的方方面面，它為全人類生活所需要🏊🏽♀️。尤其是近年來，人的活動要素已從體力活動占優勢的領域轉移到意識、心理🏄🏼♂️、精神和創造活動領域，從而更具有思想、信念和意識性，反映了興趣🧙♀️、愛好、休閑等方面的精神需要，這一狀況表現在檔案信息需求上，則是人類生存以外的精神🏡、文化生活方面的檔案信息需求。
2.職業工作中的檔案信息需求。社會是一個整體👄，存在著各種職業分工，由於職業的不同⛑️，人們在各自的工作中自然會產生與職業相關的不同的檔案信息需求:（1）管理人員主要任務是製定戰略規劃🧑🏽🎨、政策法規👨🏿💻，進行控製和調節，作出重大決策等，因而他們需要的是與決策🪟、管理有關的檔案信息，以了解過去的做法作為今天的借鑒；（2）科研人員的主要任務是揭示自然和社會運動規律，指導社會實踐，因而他們需要的是豐富🚌、齊全的第一手資料或者未經加工的、直接來自於科學實驗或社會實踐中的檔案資料；（3）工程技術人員的主要任務是創造各種產品🧏🏻♂️、工具，因而他們需要的是集中於某一專業方向的綜合性檔案信息🤚🏽，能夠解決生產實踐中遇到的具體問題；（4）教學人員的主要任務是把本學科的基礎知識和最新發展動向系統地傳授給學生，因而他們需要成熟可靠、完整系統的檔案信息🌗，以把正確的觀點傳授給學生。②
3.社會化中的檔案信息需求🏋🏽。人的社會化是從兒童階段開始的，處於不同時期的人🤹🏻♂️，具有不同的社會化課題♉️，因而對於檔案信息的需求也各不相同。兒童社會化是逐步深化的過程🧒🏽👮🏿♀️，在這一時期，人的需要是反映社會生活習慣、原始規範等方面的信息，因而這一時期的社會化是對檔案信息需求的最原始階段💝👨🏽💻；少年時期的社會化主要是在小學和初中階段進行的🤕，以吸收知識信息為主要目標，由於這一時期人已經具備了抽象思維和復合思維能力，因而對於檔案信息的需求也就具備了智能化的特征；青年社會化側重的是對專業知識的獲取或社會實踐信息需求，表現在對家庭、社會🥱、生活環境👨🏼🎨、工作環境、人際關系🙎🏿、思想🐜、精神等方面的檔案信息的需求；中老年社會化更為側重的是對穩定的生活及工作狀態🧜🏽♂️、社會地位、休閑以及精神追求等方面的檔案信息需求。
二👨🏽🦱、社會檔案信息需求規律研究
社會檔案信息需求與一定的政治、經濟、科學、技術、文化發展的水平狀況密切相關，同時也與檔案信息利用者的主觀行為🍜、動機和目的有關™️，它是一種動態的、變化發展的現象，其形成與發展具有一定的規律性👇🏿。具體是：
1.社會檔案信息資源普遍性需求規律。隨著社會的發展和歷史的進步，社會生產和生活的各個領域對檔案信息的需求也日益普遍🚬🚣🏿。主要表現在三個方面🧗🏻♀️⛪️：（1）人類在各個領域的社會活動和社會行為無一不在一定程度上受到檔案信息資源的影響，都會或多或少地利用或接觸檔案信息💂；（2）檔案是人類文明的產物，是民族文化的集中體現🏫，是人類歷史文化傳承的手段🏄♂️👨❤️👨，當今世界文明的發展，任何一個國家🤏🏽🍿、地區、民族的存在與發展都離不開對檔案信息的開發和利用；（3）當今時代，尤其是信息時代的到來，使得人類自他們成為一個社會個體生命形成那天起🏧，就無時無刻不與檔案信息資源相聯系，也就是說，檔案信息需求的普遍性不但同每一個社會成員相聯系☎️，而且與每一個成員的每一人生階段相聯系。人類社會的生存與發展對檔案信息需求的普遍性⏪，也就成為了檔案信息資源為人類全社會共享最有力的理論依據之一。
2.社會檔案信息地域性需求規律。社會的發展總是在其特定的地域環境中實現的，不同的地域環境影響著社會的政治💈、經濟、科學文化的發展🌀，影響著社會檔案信息的形成，也必然影響著社會對檔案信息的需求🚵🏽♂️，使得社會檔案信息需求呈現出地域性差異。例如我國東部地區經濟相對比較發達，社會檔案意識也相對比較強，因而對檔案信息的需求量相對就比較大，而中西部地區相對比較落後，檔案意識比較薄弱，因而對檔案信息的需求就比較小。發達國家和發展中國家乃至經濟文化落後國家和地區之間，其社會整體發達程度和狀況、社會文化意識🤔、道德觀念、風俗習慣🍌👉🏻、價值形態、社會歷史發展等的不同，也會造成社會檔案信息需求的不同。
3.社會檔案信息的專業性需求規律🕵🏽♀️。當今世界🤺，隨著社會分工以及職業化的深入發展，人們的信息需求越來越朝著專業化的方向發展。處於特定社會範圍中的各個具體檔案信息使用單位和個人，由於職業或行業原因👩🌾👴🏽，對檔案信息的需求表現出越來越強烈的專業化發展趨勢✔️🧮。如管理機構及其人員大多需要與決策有關的檔案信息😊；科研部門及其人員希望獲得一些數量眾多、內容豐富🌗、直接來源於科學實驗和社會實踐的檔案資料；教育部門及其工作者可能更需要一些內容豐富、較為成熟可靠的檔案信息，等等。檔案信息需求的專業化發展趨勢既是社會化大分工的必然結果，也是社會檔案信息需求多樣化的集中體現和必然要求💂🏽♀️。
4、社會檔案信息層次化需求規律🎞。上述檔案信息資源的普遍性🤸🏽♂️、地域性以及專業性需求規律研究🙇🏽，都是對其進行平面分析的結果，如果對社會檔案信息需求進行縱向的分析，還會發現其有著十分顯著的層次性需求規律，表現為三個方面的層次需求🥂👩🏭，即社會科研與技術開發創新層面的檔案信息需求💃、社會管理與生產層面的檔案信息需求🏜、社會文化普及與日常生活層面的檔案信息需求（如圖一）。從圖中可以看出，社會檔案信息需求層次結構從整體上看是一個金字塔形結構👃🏼，社會對檔案信息的需求🈳，一方面表現為對質（知識、學術層面）的需求，一方面表現為對量（社會檔案信息量）的需求🧁。對這一金字塔形結構進行仔細分析可以看出，社會檔案信息需求在量上自上而下逐層增加，在質上是自下而上逐層深化。當然這種需求量的逐層增加和質的逐層深化並不是一成不變的©️，它是一個動態的、隨著社會的變化、發展而不斷發展和提高的。
三、影響社會檔案信息需求的因素
（一）客觀因素
1.館藏因素。主要體現在：一是館藏資源貧乏，信息量少，與我國悠久的歷史和豐富的現實生活相比較🤴🏼，是極不相稱的，而且館藏也不合理，反映政治生活的檔案材料多☮️，反映經濟🧏🏿♀️、科研活動的檔案材料少⇒；反映一般性工作活動的材料多，反映地方性和專業性特色的檔案材料少💼；從載體上看，紙質檔案材料多🧸，膠片、磁帶🛷、光盤和電子檔案材料少🏖🧑🏽🦲；反映建國後的檔案材料多👨🏿🚀💂🏼，反映建國前尤其是明清以前的檔案材料少🆖，等等；二是館藏檔案質量不高，忽視了對進館檔案的嚴格鑒定和把關，有些案卷的文件分類不夠科學，組卷不合理，案卷標題不確切🤘🏼、不規範，文件的內容沒有充分的反映出來👨🏼🎓🤲🏽，有些檔案收集不齊全🧛🏽♂️、不完整，影響利用者利用；三是館藏檔案內容陳舊，館藏重復👨🏿🌾，許多無保存價值或超過保管期限的檔案滯留在沐鸣平台，沒有進行相應的處理，導致對館藏檔案的整理、開發不利，直接影響檔案信息的需求🚠。
2.社會環境因素🕥。首先是來自於政治環境的影響。檔案是人們實踐活動中直接形成的第一手資料🧑🏽💻，是最原始的記錄🫰🏽，許多檔案信息涉及到黨和國家的重大政治、軍事、經濟🏕、外交和尖端科學技術等方面，具有高度的機密性5️⃣，一旦泄露出去🥡🟰，將會嚴重的影響黨和國家的安全、穩定，而且許多檔案來源於不同的單位👩🏿🎨、組織或者個人🤹🏿，包含著許多與他們切身利益相關的信息，不宜對外開放🤵🏿♂️。其次是來自於經濟環境的影響🤞🏽🐾。早在15年前瑞士的奧斯卡·高耶就指出：“沐鸣平台今天所面臨的挑戰🙎🏻♂️，使其所擔負的職責與所擁有的資金差距越來越凸出。而且越來越嚴重。” ③我國正處在社會主義初級階段👨🏼🦳，生產力發展水平不高，經濟也不夠發達，因而經濟環境給社會檔案信息的需求帶來了重大的影響。再次是來自於文化環境的影響🦞。社會文明程度以及人們文化知識水平的高低直接影響著社會檔案信息需求，社會越文明，人們的文化水平越高🗯，社會檔案信息需求就越大🧑🏻🦯，反之，則相反。目前👨❤️👨，我國的社會文明程度及人們的文化知識水平都在提高👩🏼🏭，但從整體上說，還是相對比較落後，而且層次不齊、差異較大，這也使得社會檔案信息需求受到了限製。
3.語言因素。在檔案信息流動過程中，利用者和檔案機構之間必須要有共同的意義空間，也即雙方必須要有共同的理解，而語言是這一共同理解的橋梁。現階段🦶🏽，影響檔案信息需求的語言因素有：（1）檔案語言障礙。檔案信息往往是通過檔案語言🫰🏻，如《中國檔案分類法》等加以組織存儲和檢索的😢，人為的這種檢索語言無疑限製了人們對檔案信息的利用，對於那些未掌握《中國檔案分類法》的人來說🕺🏻🦹🏼♀️，組織和檢索檔案信息的難度就更大了🔪。（2）族群語言障礙。首先是中外語言交流障礙🤜🏿，現代社會，國際檔案交流和合作越來越頻繁𓀌，檔案信息的國際間流動也越來越顯著，然而語言問題是橫亙在許多利用者面前的一座難以逾越的障礙，許多利用者不具備外語能力而無法利用外文檔案資料，同樣🥤，我國許多優秀的檔案文獻也無法被外國人所利用；其次🤼，我國是一個多民族的國家，這些民族在其日常社會活動中形成了許多用民族語言記錄的檔案資料，這些珍貴的檔案資料因為民族語言的不同而很難在民間流動，造成信息利用障礙。（3）專業語言障礙👨🦼👩🏻🍼。首先檔案學是一門獨立的學科👩🏽🦱，擁有自己的專業術語體系🧕🏼，這使得檔案信息在向非檔案專業人員進行傳輸時受到製約；其次，檔案中記載的內容信息具有專業性👩🏻🏭，這使得其他專業的人員在利用時受到製約㊙️。
（二）主觀障礙
1.觀念因素👃🏿。長期以來，檔案部門的傳統觀念與社會檔案信息需求的客觀要求形成了矛盾🏄🏻♀️，具體體現在：一是“重保密👨👨👦👦，輕開放”的觀念。長期以來由於檔案信息中多涉及黨和國家的重大政治、經濟、軍事及其他各方面問題😵，或者涉及組織或私人的切身利益🚺，因而其流通範圍受到一定的限製，這些有其存在的客觀理由，但是目前許多檔案機構過分地強調檔案工作的機密性和政治性，重保密，輕開放；二是“重收藏保管，輕開放利用”觀念♎️。自古至今，我國的檔案機構都十分重視對館藏檔案的收集，某些館（室）甚至出現了“脹庫”的現象🙆🏽，而檔案信息開發利用工作十分不力🆘，大量有價值的檔案信息未被開發供社會利用，這固然有其客觀原因⌚️，但從根本上來說還是檔案部門從思想到工作上都只強調收藏保管，而忽視了開發利用；三是“重安逸，輕競爭”的觀念🎅🏽。使得檔案部門和工作人員怯於競爭，沒有主動的服務意識⇨🪫，不能將自身置身於日益激烈的信息競爭市場🛹🧑🏻🎨，其工作仍停留在“坐等上門”的被動服務的狀態，同時也未能本著“用戶至上”的觀念來簡化利用手續，提高服務質量💁♀️，從而嚴重挫傷了利用者的積極性😸，影響用戶的信息需求。④
2.心理因素。利用者的行為心理對檔案信息需求有著很大的影響𓀌，不同年齡😎、不同性格🪃、不同職業以及有無利用檔案的經驗等都對他們在利用活動中的心理狀況產生不同程度的影響👩💼。一般情況下，利用者在獲取檔案信息時都具有以下幾個方面的行為心理🆓🏋🏽：一是求尊心理🐬，任何一個利用者在獲取檔案信息時都希望能夠受到檔案機構和工作人員的熱情接待和尊重；二是求快心理，利用者在獲取信息時都希望在最短的時間內獲得自己想要的檔案材料；三是實用心理💂🏻♀️，利用者都希望自己獲得的檔案信息能夠解決實際問題，能夠滿足自己的需要；四是習慣心理💻，利用者都有自己獲取檔案信息的習慣，因而他們也希望按照自己的意願和習慣獲取檔案信息📏。這些行為心理如果能被意識到並加以利用，將有利於促進利用者的檔案信息需求😋🦻🏽，但是，如果這些行為心理被忽視或者利用不當，則會極大地影響社會檔案信息需求🧑🏻🍳。
註釋：
①轉引自胡昌平：《現代信息管理機製研究》🕓，武漢👨🏻💼：武漢大學出版社，2004年第91—92頁
②參考周曉英：《檔案信息論》，北京：中國人民大學出版社，2000年第186頁
③《第十四屆國際檔案大會報告集》，北京：檔案出版社🤸🏽，1986年第20頁
④參考鞏寶榮，《論檔案信息傳播的障礙》，《檔案管理》，2001年第1期