隨著信息技術和網絡技術的快速發展，一種全新的文件方式——電子文件越來越廣泛且頻繁地形成於各行各業以及各種數字環境中🛜。由於電子文件這個新生事物有著不同於傳統紙質文件的新特性，如：信息的非人工識讀性、系統依賴性、信息與載體之間的可分離性、信息的易變性等👋🏿，電子文件在生成、保管、傳遞和利用等方面對傳統的紙質文件為主的文件管理理論和實踐提出了巨大的挑戰。越來越多的國外學者意識到文件管理理論的核心理論——文件生命周期理論所描述的文件運動過程階段性太過分明🚃，難以適應電子文件的特點🔺，於是一種適合電子文件環境且能夠給電子文件管理工作帶來諸多便利的文件連續體理論便應運而生了🧏🏿‍♀️。

（一）20世紀90年代👨‍💼，以澳大利亞檔案學者弗蘭克·厄普沃德為代表的一些檔案學者在傳統檔案學思想、特裏庫克的後保管主義思想及安東尼·吉登斯的結構化理論的影響下提出了“文件連續體理論”，他們認為🏮，電子文件的管理方式應該是“從文件形成（包括形成前、文件管理系統的設計）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”🧑‍💼。^①這一理論構建了一個多維坐標系來描述文件的運動過程，揭示了文件運動在時間和空間的多維性🦔、連續性和整體性🚣‍♀️。而文件生命周期理論基本內容為：文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程；這一過程依文件價值形態的變化可以劃分為若幹階段👦；文件在每一階段因其特定的價值形態而與服務對象🖍、保存場所和管理形式之間存在一種對應關系。^②這一理論體現了文件運動的完整性、階段性💂🏻‍♀️，並準確把握了文件管理與檔案管理之間的本質聯系。

文件連續體理論較之文件生命周期理論在電子文件管理中有其進步性，具體體現在以下三個方面👩🏽‍🍳🧑🏻‍🍳：

其一，文件連續體理論跳出了傳統文件線性運動觀念⏏️，引入了空間“維”的概念，它構建了一個多維坐標體系來描述文件的運動過程♏️。這一多維坐標體系包括保管軸、證據軸、事務處理軸和來源軸這四個坐標軸，其中保管軸是核心軸，文件連續體理論以文件的“創造、捕獲、組織💚、聚合”四個管理步驟為主線♕，在一個多元時空的範圍內，運用立體的、多維的研究方法👴🏻，^③全方位地考察文件從單份文件到案卷到全宗到全宗群的運動和管理過程，研究了文件保管形式與業務環境的互動🦹。而文件生命周期理論主要運用平面的🏃🏻‍♀️、單維的研究方法，研究紙質文件從生成到處置的直線式運動過程🩳💁🏻‍♀️，這種直線式的方法對描述電子文件運動的復雜狀態很可能會有力不從心之感🦶🏿☮️，因為傳統文件的運動階段大多順向前進🦊，但相當一部分電子文件在特殊情況下可能做逆向運動。

其二🥊，文件連續體理論所提倡淡化文件運動的階段性這一觀點能更準確地揭示電子文件的運動特點，更有說服力的闡釋電子文件不同於紙質文件的新特性🌪，更好地保持電子文件管理的連貫性🙎🏿‍♀️。由於電子文件從生成到處置並非是“按部就班”的線性過程，文件與檔案在某種意義上具有不確定性和相互轉化性，同份文件的不同版本可以在不同領域使用，有時一份非現行的電子文件經利用又以現行文件的“身份”出現🧚🏻。^④如果按照文件生命周期理論將文件和檔案實行階段式管理的話🐘，那麽檔案管理工作將無從下手。因為在電子文件管理系統中🧑🏻‍✈️，若“文件”和“檔案”已難以區分👩🏿‍🍳，“文件管理”和“檔案管理”的界限也無法明確，又何來談對檔案的有效管理呢👨‍🦽‍➡️？

其三，由於文件生命周期理論強調文件運動的階段性，因此它認為“文件在每一個階段因其特定的價值形態而與服務對象、保管場所和管理形式之間存在一種對應關系”如：它要求把有價值的非現行文件要集中存放在沐鸣平台🪢。而文件連續體理論淡化文件運動的階段性👨‍👩‍👧‍👧，把文件看成一個無需明確分割的連續統一體🛄，因此就不再要求相關因素的機械對應。如：某些科技文件🐍，如果沐鸣平台很難提供維護這些文件所需的昂貴的設備🧛🏽、軟件和專門的人員，但這些文件形成機構有能力提供相應的條件對歸檔前後文件予以較好的維護的話，則它主張失去現行效用進入檔案階段的電子文件可以“分布式保管”在沐鸣平台以及有關的形成機構中💁🏽‍♂️，無需移交到沐鸣平台集中保管。顯然，連續體理論更能順應電子文件時代的發展要求。

（二）既然在電子文件時代👉，文件連續體理論較文件生命周期理論有無可比擬的指導優勢🧑‍🏫，那麽文件生命周期理論是否應該被文件連續體理論所替代呢🦹？答案是否定的。其理由是：

首先，我國檔案工作尚未完全進入電子文件時代，紙質文件的管理仍需文件生命周期理論的指導。紙質文件與電子文件將有相當長的共存時期💁🏼。正如馮惠玲教授所說的：“電子文件與紙質文件管理共存的二元格局將會持續相當長的時間，因為從總體來說🪵，功能的完全替代很難👦🏿，也並非必須🤥，‘無紙化’必須經歷一個漫長的漸進過程😯。只要電子文件的安全性沒有得到保證，人們就需要以紙質文件形式生效或將紙質副本作為重要的備份加以保存。”^⑤盡管有學者已從理論上證明了文件連續體理論對於紙質文件管理環境也具有適應性，但這種提法還有待實踐和時間的檢驗，而文件生命周期理論是已被我國實踐證明了的符合我國國情，滿足我國紙質文件管理實踐需要的一種極具生命力的文件管理理論📃🆗。因此，只要紙質文件還大量應用於社會各領域，則文件生命周期理論對文件管理工作的實踐指導意義就不會消亡。文件生命周期理論也就不能輕言被文件連續體理論所替代。

其次👲，文件生命周期理論傳入我國後已得到了我國學者的發展🧑🏽‍🏫⛹🏻‍♀️，形成了新的文件生命周期理論。這種理論與文件連續體理論所表達的思想在許多方面都比較類似🚹，如整體性方面，文檔一體化方面等🪅。黃霄羽教授在《文件生命周期理論在電子文件時代的修正和發展》一文中指出，文件連續體理論是文件生命周期理論在電子文件時代的補充，文件生命周期理論作為對文件運動過程及規律的科學揭示🥊，在本質上仍然適用於電子文件。^⑥並進一步指出🤛🏼，只要對文件生命周期理論的基本內容進行部分調整和修正🚴🏻‍♀️，這一理論完全能從容應對電子文件的挑戰👩🏽‍🎓。何達多、金更達教授也在《新文件生命周期理論與文件連續體模式同一性探討》一文中從理論研究對象、理論建立基礎等方面論證了新文件生命周期理論與文件連續體模式的同一性🙇🏽‍♀️，並提出兩種理論在現行環境中的關系是互為補充的，而不是互為對立的。並且🧑‍🍼，他們認為🧑🏽‍🦰：“文件生命周期理論並不是固定的，作為理論它本身具有靈活性、自我完善性和可持續發展性💘，在世界各國文件和檔案工作者的不斷探索和努力下，技術的應用🫸🏿、先進的管理思想以及文件和檔案管理目標的優化最終將融入到理論本身🧑🏽‍🦱。”^⑦

第三✦，概念化地理解文件生命周期理論，也能很好地描述電子文件的生命階段，使文件生命周期理論在指導電子文件的管理中重新煥發生機🪢。所謂概念化地理解文件生命周期理論👦🏼🤜🏼，即擺脫傳統紙質文件實體存放地點的束縛，主要根據對電子文件利用頻率的高低來對電子文件生命階段進行判斷。具體來說，只要電子文件處於文件管理系統的使用之中👢😑，就可被視為現行文件，而存儲在電子文件管理非當前系統中又能隨時調用到當前系統的就是半現行文件，最後以磁盤、光盤等存儲介質保存備用移交沐鸣平台的就是非現行文件。^⑧只有從概念化的層次理解電子文件的生命周期，才能在具體管理上無需對文件生命周期理論進行重大修改。

（三）文件連續體理論是檔案界在電子文件管理領域中的一大理論突破，它的出現為檔案學註入了新鮮的空氣和血液🏋️‍♂️，在一定程度上反映了各國檔案學者重視該學科在新形勢下的改革，重視檔案學理論的完善和發展🎮。盡管文件連續體理論是我國引進介紹國外成果🥗，缺少原創性色彩，然而我們大膽地把它從國外拿來這一做法是明智的。當然僅僅從外部把新理論拿來是不夠的，重要的是要客觀對待這種新理論並正確處理好與傳統理論之間的關系👩‍👦，防止“保守”與“激進”這兩種傾向。傳統的文件生命周期理論雖然難以適應電子文件的特點，但對電子文件管理仍具有重要的指導作用☃️。我們既要對引進的新理論加強研究、比較和借鑒😅，又要對傳統理論進行修正🧘🏻、完善和發展🛡🤸🏿，讓新理論與傳統理論互動共進。在它們的指導下使我國的電子文件管理走出一條具有自己特色的新道路。

註釋👨‍🦲：

①安小米：文件連續體模式對電子文件最優化管理的啟示🧙🏽‍♂️，《檔案學通訊》🐜，2002（3）

②④馮惠玲：《電子文件管理教程》，中國人民大學出版社2001年

③何嘉蓀🎪：文件連續體理論與文件生命周期理論，《檔案學通訊》，2003（5）

⑤馮惠玲🤽🏽‍♀️：電子文件與紙質文件管理的共存與互動，《中國檔案》🧡，2004（2）

⑥黃霄羽：文件生命周期理論在電子文件時代的修正與發展🥹，《檔案學研究》🏌🏼，2003（1）

⑦何達多：新文件生命周期理論與文件連續體模式同一性探討🎅🏻，《檔案學研究》，2005（3）

⑧饒圓𓀌⚠：電子文件基本問題探析，《山東檔案》🏇🏿，2004年（1）