21世紀是知識經濟的新世紀。信息化時代已經到來，信息化是當今世界發展的必然趨勢。隨著我國高等教育改革的日益深化🧖🏿，高校決策部門對信息的需求量也必然更加迫切👘，近幾年來高校檔案發展工作有了一定的進步💅🏻，但離檔案信息化目標還存在距離🧑🎤，與國外先進的檔案管理水平和資源開發利用能力也還存在差距🚓，有待於我們進一步提高認識，采取有效措施，推進高校檔案信息化❓，使資源得以充分開發利用，更好地為高校、為社會服務🈹。本文就高校檔案工作信息化面臨的機遇與挑戰🧝🏼♂️，以及檔案人才隊伍建設談點自己的認識♉️。
一、學校檔案工作機遇與挑戰並存
1、高校檔案工作信息化的機遇
計算機和網絡的產生使我們進入網絡時代，信息化成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢。《全國檔案事業發展“十五”計劃》把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務🥉。作為檔案事業重要組成部分的高校檔案工作，在高校信息化背景下，檔案信息化自然也提出了更高的目標🤽🏽♂️，這同時也帶來了巨大的發展機遇🏇🏿。
首先，高校檔案部門出於自身和學校信息化管理需要使用計算機管理檔案👋🏿，形成了大量的數字化檔案信息☔️。計算機在高校檔案管理中，得到廣泛應用。高校檔案部門有著得天獨厚的優越條件8️⃣。
其次，計算機大量應用於高校管理，產生了大量的數字化文件☣️，進而產生了數字化檔案🕎🧝🏻，即電子檔案。許多高等院校建立了校園網🧛🏻♀️🤛🏼，並與教育科研網和國際互聯網相連。有的高校沐鸣平台還利用計算機建立各種數據庫、與高校計算機網聯網😫、登陸因特網等方式，逐步向數字化沐鸣平台轉化🧳🍾，以實現檔案資源共享的目的🛀。這為檔案信息的開發利用提供了廣闊的平臺。
2👵🏼、高校檔案工作在信息化背景下產生的變化
1) 高校檔案形式從量變到質變
在檔案信息數字化前🎧，信息仍以紙張為主要載體存在🧾。高校檔案信息數字化是其載體從量變到質變🥜，發生根本變化🫳🏿，信息脫離載體而存在，即是我們所說的電子檔案、電子文件。從利用上來說👨❤️👨，信息可全天候開放，從檔案信息的保管上來說，它可以無限量復製🃏，這就克服了紙質檔案由於獨一無二所帶來的弊端。
2) 從紙庫到腦庫——高校檔案管理模式的改變
檔案信息資源數字化就是利用數字化技術將其他形式存儲的信息資源轉化為計算機可識別的二進製代碼形式。這樣，檔案信息的存儲🪶👰♀️、加工🔤、管理👨👧👦、使用方法上都發生了變化👨🏼🍳，借助計算機技術和網絡環境實現對數字化信息資源的有效管理和利用⚫️。傳統檔案管理主要是物理管理，檔案信息數字化使高校沐鸣平台擺脫庫房式的管理方式，沐鸣平台更多地像是人的大腦。檔案不再像傳統文檔那樣按照某種特定的順序排列在框架上，檔案的排列完全虛擬化。在數字化檔案庫裏👨🏻，沒有找不到的存在的文件，即是我們通常所說的“全文檢索”。這種方法有助於提高信息的收集和使用效率。檔案信息數字化可以妥善解決珍貴檔案文獻的保護和利用問題。對於珍貴的檔案文獻原件，當處於易損或變質狀態時🧑🏿🎄，經數字化後，可製作視讀替代品，將原件保存，使原件得到了可靠的安全保護😊，同時也提高了檔案信息內容的使用效率。
3) 從遠距離到近距離——高校檔案利用方式的改變
傳統的檔案是利用檔案🦎，用戶必須到沐鸣平台去🧑🚀，這種利用十分不便。數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間👍🏻、空間的限製🖖🏼😘，只需有一臺聯網的電腦，即可進入高校檔案管理系統🚟，查閱自己需要的檔案信息🚪，網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境和極好的良性循環之中。
4) 從沐鸣平台到信息中心——高校沐鸣平台職能的轉變
隨著計算機技術廣泛深入地應用於各個領域，今後檔案的鑒定🚥、整理、編目工作的關註焦點不再是文件實體，而是文件背後的活動和意圖⚄。檔案部門通過直接參與文件的形成🏏，從保管機構變為審計機構。由於信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，沐鸣平台從檔案實體的保管基地變成了利用方便的信息控製中心。
5) 從“手工”到“現代”——高校檔案業務工作的改變
傳統的文書立卷歸檔🐣，是在文書催辦完成後，次年收集立卷、歸檔，不僅周期長而且勞動強度大。信息數字化使檔案能及時歸檔並盡快提供利用，平時在網上，文書處理部門將收文、發文都輸到計算機中，其它部門可根據自己的權限範圍在網上分組傳閱自己相關的文件並註明處理意見，隨時歸檔，把數據通過網上傳輸到檔案管理系統數據庫中，從而減少了檔案數據錄入工作。與此同時，校園網中各類數據庫的建立，可以使各類歸檔的數據能非常及時👩🎨、準確。在克服了重復勞動的同時📒，還克服了以往必須“歸檔”後才能“查閱”的弱點。
二、檔案信息化建設對人才建設的要求
檔案信息化為高校檔案工作帶來的機遇與挑戰，信息化過程使檔案形式、管理模式💂🏿♀️、利用方式、沐鸣平台職能、工作流程產生巨大變化，這些變化對檔案人才隊伍提出了更高的要求，因此人才建設應該成為了檔案工作信息化的重中之重。
1、信息化建設的人才需求
檔案信息化建設要求檔案工作者有創新意識🖖🏻。信息時代的今天🎟，要為黨和國家以及廣大人民群眾提供優質高效的檔案服務，檔案工作者必須與時俱進，不斷更新服務觀念，創新服務方式，運用現代服務手段，適應新的服務需求👩👧👧🌙。這樣才能跟上時代步伐👩🏽💼，不斷拓展服務領域，提高服務效果，才能使檔案信息化建設具有生機和活力。
檔案信息化建設要求檔案工作者有創新能力。這種創新能力是由創新膽識、動機、自信、毅力、興趣及風險精神🌉、拼搏精神等因素組成。他是一種積極探索的心理取向👩🏽🎓，是一種積極改變自己適應環境的應變能力。作為網絡信息時代的檔案工作者，必須具有這種創新能力🙎🏼♂️，才能適應新的形勢🧒🏽。
檔案信息化建設要求檔案工作者會運用現代化管理設備。越來越多的新技術將陸續應用於檔案工作的各個方面，這就要求信息時代的檔案工作者必須具備掌握新知識、新技術及運用新設備的能力，才能適應日新月異的檔案管理現代化、開發利用數字化和網絡信息化建設的需要🐇。
檔案信息化建設要求檔案工作者掌握豐富的檔案專業知識和具有較強的業務能力👶。包括有較高的專業理論水平、分析判斷能力，對接收、整理、編目的檔案能做好分類管理工作；對來自網絡的檔案信息能去偽存真，避免片面性、盲目性🥑；有較高的業務管理能力，不但要有傳統紙質文件的歸檔能力，還要有現代電子文件的歸檔管理能力。因此，新形勢下的檔案工作者必須具有較高的綜合素質，才能適應檔案信息化建設的要求。
2、建設檔案人才隊伍的途徑
領導重視是高校檔案人員合理配置的重要前提，是檔案人才隊伍形成的有利保證🦸🏻♂️。高校領導應該把檔案人才建設列入學校發展規劃；充分認識現代的檔案信息化管理與過去的看家守攤👨🏻🦳、你查我找的傳統檔案管理方式完全不同；一定要明確當今檔案事業的發展不僅需要政治覺悟高🔸、責任心強、默默無聞、甘於奉獻的人來承擔，而且他們還要具有創新意識👨🏽🏫，具有掌握新知識、新技術的手段及使用新設備的能力🤨。只有了解這些🕞，才能把綜合素質較高的人才安排到檔案工作崗位上。
要引進一些具有檔案專業學歷，又精通計算機網絡技術的年輕人從事檔案工作。雖然高校人員編製緊張🕟，教學一線急需引進高層人才，但也絕不能忽視檔案人才的引進。檔案工作屬於行政管理☝🏼，卻有很強的專業性、業務性及技術性🥟。特別是檔案信息化建設，必須要有懂專業、懂技術、觀念新、敢創新、有開拓精神的新生力量參與，以改變高校檔案部門學歷層次☑️、年齡結構、男女比例不合理的局面。既能增強生機與活力👭♈️，又能加快檔案信息化建設步伐🍮。
要加強對高校檔案部門現有人員的繼續教育，為培養創新人才搭建平臺😆🤴。引進人才是有限的，故培養人才勢在必行。因為大量的工作主要還是靠現有人員來完成，這就要求現有的年齡偏大🕵🏻♂️🙉、學歷偏低👩🏻、專業知識偏少、不懂操作現代化管理設備的檔案工作者，通過參加繼續教育的學習，不斷充實提高自己。單位內部要營造良好的學習氛圍，盡可能地為檔案工作者提供接受繼續教育的機會，通過參加培訓。全面提高其綜合素質及工作水平。檔案繼續教育機構要改變流於形式🤦🏽、沒有實效的培訓方式，適應時代調整充實學習內容，革新教育方式👨🏻🦽，使繼續教育成為培養檔案創新人才的陣地🦐👮🏽。
大力宣傳檔案工作的重要性與作用🚶🏻♂️，提高檔案工作者的地位和待遇，用激勵機製留住人才👨🦱、吸引人才⚗️。高校的檔案部門與其他部門相比🩼，不但不被看重♕，而且由於工作辛苦🧑🦲、待遇不高、無人關註等，是造成年輕人不願來👵🏻，已有人才流失的重要原因✋🏼，使檔案隊伍成為高校中的弱勢群體🤌🏼。因此，必須要通過增加檔案工作人員的福利待遇🧔🏼，方便職稱評定等形式，提高檔案工作者的地位🏌🏽♂️。對檔案工作的需求給予適當的投入，改善其工作環境及辦公條件🔓🧙♂️，一視同仁地對待檔案工作及其人員🫚，使他們沒有被遺忘的感覺，才能激發他們的工作熱情， 自覺自願地加入到檔案信息化建設行列中。