一🚶🏻、檔案信息網絡化是新時期檔案工作發展的必然趨勢
――傳統檔案工作的局限性
傳統的檔案工作一直處於一種封閉半封閉的管理模式之下，被外界感覺比較神秘，與社會脫節，以“接收－保管－查閱－回收”這樣的簡單機械勞動為主要工作，“重藏輕用”的傾向比較嚴重，極大限製了檔案的開發與利用。傳統的檔案工作方式已遠遠適應不了形勢發展的需求，只有依靠現代網絡技術，才能從根本上解決檔案利用查詢困難👷🏽♂️、手續煩瑣、費時費力的矛盾🤛🏿，將檔案工作者從繁重的手工操作中解脫出來🦹🏿♀️，把主要精力放到檔案信息資源的開發利用中👨👩👧，變死檔案為活檔案😝，更好地為社會服務🦾。
――新時期檔案工作的特點
1、檔案工作者必須積極轉變思想觀念🐩，不斷學習檔案專業新知識💤，熟練掌握計算機應用等現代化辦公的能力，提高檔案管理的現代化水平。
2🫰🏽、檔案部門必須增強服務意識，強化服務理念🏙。檔案部門作為社會服務部門，必須改變過去被動式的服務方式，積極主動開展針對性強、形式靈活的服務形式🤼♂️，滿足不同類型、層次的用戶需求🌯，才能得到社會的承認得到更多的資源配置，才能充分體現檔案價值🤦。
3、檔案部門要盡量采用電子化檔案形式👩🏽🎓，就可以滿足多個用戶足不出戶同時利用檔案的要求，增強檔案的時效性和共享性🧑🏻🦱。
4🧑🏻🏫、完善檔案法規，強化執法力度，是做好檔案利用服務也是做好各項檔案工作最有力的保障🙆🏻。
――我國與歐美國家檔案工作比較及其發展趨勢
我國檔案工作處於“重藏輕用”的局面，歐美國家檔案工作歷來比較重視利用。信息時代的來臨與發展，促使檔案對社會開放，提供利用服務方面比重日漸強。歐美國家檔案部門網上利用起步得比較早👩🏽🏭🧎，在建立數據庫🩺、將目錄和部分檔案上網🥓、計算機自動化檢索👩🏻🔬、內部用計算機管理等方面，都取得成效，而且有很大一部分電子化檔案可查閱全文和照片🚶♂️，檔案利用得到了很大發展；而我國的檔案計算機檢索系統開發多數沒有做過大規模的基礎工作，網上的檔案檢索系統數量很少，仍要依靠手工進行檢索。
21世紀網絡化成為時代的主旋律，資源共享已成為一種世界潮流⛪️，作為信息系統重要組成部分的檔案部門不可避免地受到了時代的沖擊，因此檔案信息網絡化是時代的需要與選擇，成為檔案工作唯一的發展主線🙎🏼♂️。網絡時代的檔案部門不再是檔案實體的管理部門和孤立的信息儲藏地🙇♀️，而是一個信息存儲與供應的服務機構🌰👩🏼🎤，網絡化是檔案信息資源實現共享的必要條件和物質基礎，符合時代發展的要求🐯，進而推動檔案事業的持續發展🕕，邁上了一個新的層次。
二🧑🏭、檔案信息網絡化的必要條件
――檔案部門要重視基礎性資源建設
基礎性資源主要是電子檔案。建立豐富的電子檔案是加快檔案信息網絡化的中心環節，才能更好滿足人們和社會對檔案信息的需求，改變“重藏輕用”傳統理念👈，突出檔案服務的特色🧑🏽💻，更好地實現檔案的再生價值👮🏼♂️。沒有大量的電子檔案，檔案信息網絡化就無從談起實現，沒有源源不斷的電子檔案信息資源的支持，檔案信息網絡化就是“無本之木，無源之水”⛑，因此當務之急是加快實現檔案電子化👨🏼✈️，及時收集電子文件，不但能夠提高檔案管理工作效率🥈，還能減少檔案的容量，緩解庫房緊張的狀況。據統計分析🐿，要對大英館藏進行數字化，大約需要全體2500名員工工作400年☎️。我國的一些館藏量大，館藏結構復雜的沐鸣平台，在堅持日常工作的同時進行數字化，樂觀的估計也需長達幾十年的時間🤌🏽。現階段整個社會在逐步推廣無紙化辦公，滿足辦公快捷🕵🏽♂️、提高辦公效率的需要，在此過程中會形成很多電子文檔，諸如高校檔案中有關學生名冊💧、教學計劃等很多內容都可以滿足電子歸檔的需要，因此目前對於檔案部門來說無疑是一次機遇，結合檔案工作實際情況💁🏽♂️，檔案部門應大膽👩🏻🎤、迅速推出相關規定，改部分紙質檔案保存為電子檔案提交，這樣可以大大減少檔案人員歸檔的工作量🦠，以騰出更多的時間檢查檔案完整性🧗🏻♀️、正確性。
――檔案部門要加快軟硬件建設
信息網絡化建設對檔案工作提出了新的要求，造就一支適應🦆、服務網絡時代檔案工作的高素質專業人才隊伍刻不容緩🛎🧏🏻。人是最活躍的因素，是推動社會生產力發展的根本力量。從傳統檔案工作來看🤡，檔案人員具有認真負責，一絲不苟的嚴謹態度，註重在檔案的處理能力和保密工作，忽視了計算機應用能力和網絡應用能力🔰，因為檔案部門更多擔心的是過多應用計算機與網絡連接，會與檔案的保密性產生矛盾的負面作用🪇，因此首先要切實轉變檔案人員的傳統理念，沖破束縛，其次要不斷加強檔案人員的計算機能力培訓，整合檔案專業知識與計算機知識𓀌，提高檔案人員的綜合素質和現代化辦公的能力。另外🫳🏼👼🏿，需建設一個智能化檔案公共服務平臺，讓更多的有價值的檔案信息源源不斷地通過網絡平臺快捷、方便展示給社會🧑🏿🔬，服務於社會，人們只要根據檢索要求輸入相關信息，從而可以對需要了解的單位從感性認識上升到理性認識。現階段，檔案公共服務平臺建設與應用不能貪大求快🩴，積極的同時要量力而行，分階段有計劃地實施網絡化建設。先從單位內部局域網做起🧏♂️，通過單位內部的使用，了解共享檔案信息資源所帶來的益處，為全面推進檔案信息網絡化提供必要的支持。一旦條件成熟接入互聯網，讓更多的人來接觸💕、了解本單位，從而為單位帶來更多的社會效益和經濟效益🐳。
三⛹🏿♂️、檔案信息網絡化過程應註意的幾個問題
檔案信息網絡化使檔案部門能夠更好地提供優質服務和提高工作效率，使檔案信息資源得到更充分的利用。在認識檔案信息網絡化好處的同時🍎，我們也應清醒地認識到，檔案部門面臨著嚴峻的挑戰，因為檔案信息網絡化不是一個部門的事情🤾🏻♀️，而是一個系統工程👨🏻🚀🐌，要考慮到方方面面，才能更好建設檔案信息網絡化這一重大工程。在推進信息網絡化過程中需著重註意以下幾方面問題🪄：
1、真實性👩🏼🔧、準確性問題🤹🏻♀️。前面也提到了電子化檔案是基礎性資源，電子化檔案的真實性🏈、準確性是網絡化的前提條件👨🏿🦲。檔案部門在積極收集電子化檔案的同時一定要對其準確性、真實性進行認真研究🧑🏻🌾，一旦錯誤的檔案信息網絡化就會後患無窮，因為網絡的傳播速度是極快的🖋，一旦人們覺得提供的信息是錯誤的，在他們心中形成了一種錯誤的認識，要想人們再次相信檔案信息的真實性、準確性則需花費更多精力，所以要想實現檔案信息網絡化必須要製定嚴格的規章製度，核實👩🏽🎤💙、審批程序一定要落實到人，保證檔案信息的真實性、正確性。
2🍜、通用性問題🧷。檔案的電子化應提前製定統一規範的格式標準，否則數據格式的多樣性將嚴重製約規範化標準的製定。另外，檔案工作公共服務平臺建設需有一個統一的標準，如果各個檔案部門各自為政依照自己的標準建設平臺，不僅浪費大量的資金重復建設不兼容的平臺，也為將來整合全社會的檔案信息資源帶來的困難，得不償失🧏🏼🤳🏿，所以盡快由上而下製定一個統一的平臺標準顯得至關重要。從長遠角度看，如果標準不統一👨🏻🦰，以後檔案部門之間進行信息共享或聯合開發，就很可能由於數據庫結構的差異帶來不兼容的問題。
3、安全性問題🫅🏻。不言而喻，安全性問題一直是阻礙檔案實現網絡化的重要因素之一。檔案信息網絡化帶來的最大風險之一就是網絡安全問題，擔心受到黑客攻擊和病毒入侵，因此可采取實行密碼管理製度和用戶身份證技術🔤，及時更新升級網絡防火墻和殺毒軟件，做好檔案信息的數據備份等一系列措施，保障網絡保持相對穩定和檔案信息的真實性💶、準確性🤛🏽。
4、保密性問題。檔案信息網絡化並不是說全部信息都可以網絡化，而是要充分區別檔案信息差別，界定檔案信息網絡化的範圍🏇🏿👨🏻🍼，在檔案信息網絡化前應深思熟慮🎅🏼，即確定哪些檔案應該上網，哪些檔案不能上網。對一些保密性很強的檔案🤾🏼，不能夠掛到網上🌓，因為目前缺少法律法規對這方面進行界定與支持。所以要不斷完善檔案的法律法規🦜，明確界定檔案信息上網範圍，這樣避免檔案信息網絡化與檔案保密性發生沖突，排除網絡化的一道障礙。
5🎒、憑證價值問題。電子文件是計算機文字處理系統中的最後一個文本👩👩👦👦，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理🎭⏏️，目前難以成為合法的證據。由於印章和簽署是文件生效的主要標誌🍪，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須采取以紙介質歸檔為主🫲🏿🧗🏿♂️，電子化歸檔為輔的做法，因此具有較高憑證價值的檔案在網絡化過程中一定要慎重。
檔案信息網絡化是開放性時代賦予檔案工作新的要求🖕🏻，也是檔案工作由手工操作向現代化方式轉變➙、由實體化管理向信息化管理發展的必然選擇。從整個社會發展情況看⚃，開放性是社會發展大趨勢🫱🏼，人們通過計算機和網絡獲取豐富的知識已成為必然，因此檔案信息網絡化勢在必行，卸下森嚴的帽子，才不會被人們遺忘📧，服務好社會，體現檔案價值。