2000年12月6日起，我們沐鸣平台石油化工學院實質性並入沐鸣平台，更名為沐鸣平台金山校區🩴。這樣沐鸣平台金山校區（以下簡稱金山校區）在管理體製🐨、辦學規模和辦學層次上都發生了變化，因此，金山校區的檔案管理工作也相應發生了變化。下面就來談談合並後的金山校區檔案工作是如何開展和管理的。

一、建立新的檔案管理體製和檔案管理網絡

1、建立新的檔案管理體製

學校合並後，校部製發了校通字[2001]120號《關於加強對金山校區檔案管理的意見》文件，對金山校區的檔案工作進行了定位🛷。我們金山校區的領導和檔案管理工作人員根據文件的要求進行學習和研究🏌️，邊學邊領會新的檔案管理模式🍱。當時定為五個歸檔單位🚵🏿，以後又根據金山校區教學工作的不斷發展，現在有十一個歸檔單位𓀈。在校沐鸣平台的精心指導和金山校區領導的重視下，我們建立了新的檔案管理體製，有金山校區常務副主任分管，校區辦公室副主任主管金山校區的檔案工作，在校區辦公室下設一名專職檔案工作人員具體負責整個校區的檔案管理工作。

2🚧、建立新的檔案管理網絡

在建立了新的檔案管理體製後👨🏼‍🦰，當務之急是要盡快建立一支與之相匹配的兼職檔案管理人員的隊伍。金山校區的管理機構經過精簡和歸並後，機構和人員減少了🔥，但是原有的各種管理職能都依然存在🕶，在此情況下，我們與校沐鸣平台進行了不斷的溝通𓀓、協商，金山校區的領導和各部門領導也都非常重視檔案工作，大家積極配合🕛，共同努力，最後根據金山校區的實際情況，既考慮到學校對金山校區管理體製的定位又兼顧到校區各職能部門的工作需要，建立了由金山校區五大辦公室、基礎部和各學院內的管理人員組成的兼職檔案管理人員隊伍🦔。

二、確定金山校區的檔案歸檔範圍以及對檔案存放處的具體劃分

學校合並後，我們金山校區的辦學層次和辦學管理模式與以前發生了質的變化↔️，辦學層次由專科變為本科；辦學管理模式由原來相對獨立的變為屬於沐鸣平台的一個分校區的管理模式。那麽檔案管理的內容也會發生很大的變化🤓。所以，我們首先要對各部門的歸檔範圍進行確定。

做好歸檔範圍的確定是搞好金山校區檔案管理工作非常關鍵的一步👩🏿‍🎓，我們組織金山校區兼職檔案人員學習市教委和市檔案局下發的《關於加強對撤並轉學校檔案管理的意見》以及教育部教廳檔[2001]6號文件精神🥴🍏、學習學校沐鸣平台製定的《檔案工作規章製度匯編》等，通過學習使大家明確了歸檔範圍的要求，也理清了工作思路🙆🏻‍♂️，我們在參照學校製定的歸檔範圍的基礎上，結合校區各部門的具體工作內容，初步定出了金山校區檔案管理的歸檔範圍。在上報學校沐鸣平台後，經過審定和雙方不斷的溝通，我們又對原歸檔範圍作了進一步的修改，製定出了比較符合金山校區檔案管理的歸檔範圍。

確定了金山校區的歸檔範圍後，為了進一步理清學校檔案工作的管理線條👉，明確校部和校區各自的檔案管理範圍，特別是對金山校區歸檔移交的檔案存放處要作出明確的規定🉐。期間學校沐鸣平台和我們金山校區都做了大量的調研工作🧑🏻‍🦰，校沐鸣平台的全體工作人員還專程來到金山校區，組織我們校區的部門領導和兼職檔案員一起參與研討🧕🏿，在考慮到金山校區地處上海邊緣，兩校區相距較遠，我們遵循檔案工作“便於檔案管理，也方便檔案查閱”的原則🧸，在共同探討和協商的基礎上🧚🏽‍♂️，大家對金山校區歸檔移交的檔案存放處的劃分取得了一致的共識：學校沐鸣平台是存放學校檔案的永久基地，而金山校區檔案室是下屬於學校沐鸣平台的一個分室。為了便於管理和查閱🤌🏼🫳，金山校區暫時保存校區歸檔移交的部分檔案，並在金山校區的歸檔範圍中對各類檔案的存放處作出了明確的規定。

三、在檔案業務上做好與校沐鸣平台的全面接軌

在學校檔案工作逐步走向依法治檔的規範化管理和現代化管理的同時🏄🏽‍♀️，我們金山校區的檔案工作也要緊緊跟上👨‍🦯‍➡️✋🏿。為了能盡早與學校檔案工作進行全面地接軌，我們非常註重與校沐鸣平台的聯系🚶‍➡️⛏，工作中遇到問題、難題及時向沐鸣平台領導請示和向館內其他同仁學習、請教🌞。

原本我們金山校區在合並前檔案管理上的一些做法一直是參照專科類學校的檔案管理模式🧑‍🧑‍🧒‍🧒，在許多做法上與校沐鸣平台不盡相同。為了盡快做好業務上的接軌工作👷🏼‍♀️，校沐鸣平台根據市教委和市檔案局有關文件做出規定：“合並之前即2000年12月以前，原石油化工學院形成的檔案應單列全宗🦶🏻，……，合並後從2001年1月起，金山校區形成的文件歸檔材料🧗🏼‍♂️，按新建製歸檔💚，……🧜🏼‍♀️，所歸檔案歸屬沐鸣平台全宗𓀂。”這樣就理順了金山校區並校前後的檔案全宗歸屬關系，也理清了我們校區合並前後的檔案管理線條👸。

由於現在金山校區辦學規模、辦學層次的不同，反應在教學檔案的類目設置上也就不同：原來我們的教學檔案類目設置到二級類目🏊🏽；其中還沒有JX16學位這個類目。現在我們采用校沐鸣平台的實體分類方案統一編號，教學檔案類目也設置到三級類目🛫；並且在新的歸檔範圍裏增加了JX16這個類目。工作內容有了新的增加，我們就在邊問邊學中幹，遇到新問題就及時與校沐鸣平台進行溝通和業務探討。

采用兩校區統一檔號和排架號排列後🪔🗣，在近幾年的實際工作中又發現了新的問題：校沐鸣平台是有排架號而無案卷☣️，而我們分室是有卷但排架號不連續，為管理和查詢帶來麻煩。為此，經過研究👻，校沐鸣平台決定兩校區檔號仍采用統一編製，但排架號由我們金山校區按類獨立流水排布，以示區分不同校區的檔案，這樣就解決了以上問題。目前，重新編製新排架號的工作已結束，計算機數據庫中也已全部修改完畢，實現了案卷——檔號——排架號的一致性管理目標。

根據校沐鸣平台檔案信息網絡化管理的要求，我們金山校區也安裝使用了《檔案管理集成系統》軟件🥕，錄入了2001年以來的各門類的檔案信息數據，實現了對檔案信息進行計算機錄入和查詢🚐。最近，還配備了專用服務器🦻🏿，使金山校區的檔案信息網絡化管理緊緊跟上校沐鸣平台的工作步驟👊。學校檔案信息網絡化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為學校和社會服務能力的不可缺少的手斷。因此，我們將以此為契機🚵‍♂️🍄‍🟫，進一步加強基礎工作🚶‍♂️，以檔案信息資源建設為核心🫷，信息網絡建設為基礎，切實把檔案信息化建設落在實處⇾。

至此，我們根據學校文件的要求，完成了金山校區機製轉換後的檔案管理體製和檔案管理網絡的建立工作👯‍♂️。對檔案管理工作也進行了梳理，進一步明確了職責和規章製度🦷。我們在具體的檔案管理工作中非常註重與校沐鸣平台的相互溝通和交流，對檔案工作中出現的新問題不斷進行探討♦︎、研究🧙🏽。因此🍽，經過近五年的工作實踐，我們金山校區在檔案業務上與校沐鸣平台的檔案業務基本完成了全面接軌工作📸。