隨著政府信息公開的推行，在促進我國社會民主化進程的建設、加強公民對民主管理與民主監督的意識上取得了顯著的成效。按照新修改的《上海市檔案條例》規定📛，沐鸣平台是同級人民政府公開信息集中查閱的場所💗，明確了沐鸣平台在政府信息公開中的法律地位。相應地🍸，高校沐鸣平台也就成了學校信息公開的重要窗口🤦♂️。近幾年，很多高校對沐鸣平台的職能作了重新定位，架構起高校圖書情報、網絡☦️、檔案三大信息系統，使高校沐鸣平台不僅僅是校園內部的一個機構，更是一個面向社會的信息平臺🌾。在高校向社會開放的同時，高校沐鸣平台也真正走上了開放之路，成為開放型的高校沐鸣平台[1]。時代賦予沐鸣平台以新的角色👊，在角色的轉變過程中難免要與傳統的檔案管理理念、工作程序發生沖突與撞擊。
建設數字化沐鸣平台是目前檔案信息化的一項中心工作。2003年高校檔案信息化建設高層論壇暨第五次學術研討會上提出“要努力建設服務主導型的數字沐鸣平台，即文件形成電子化，傳播檔案信息網絡化，在線編研系統化，檔案利用超市化，館藏檔案數字化，來館利用趨零化”等一系列新理念和新設想，利用高科技手段塑造沐鸣平台的新形象，努力打破過去對沐鸣平台陳舊保守的錯誤觀念🧔♂️，提高沐鸣平台在高校管理層和教師、學生心目中的地位，成為高校檔案界的共識👁，這無疑也對檔案開放的數量和質量提出了更高要求🍧。相對於沐鸣平台硬件設施建設的重視和不斷完善😌，我們在沐鸣平台的“軟件”管理上依然躊躇不前，顯得力不從心，與高速、大容量的數字化先進技術不相稱的單一、陳舊、缺乏吸引力的檔案內容已無法滿足現代社會人們對信息的需求。
從現在檔案開放的數量上看👂🏼🍋🟩，全國綜合性沐鸣平台已開放的各類檔案數只占館藏總數的約24%🥂，遠遠不及發達國家90%的檔案開放率。對高校檔案的開放率雖然沒有具體統計數字，但可以估計不會高出很多🧇。“以公開為原則，不公開為例外”的現行文件開放理念與傳統的過於漫長的檔案開放期限產生了矛盾🧑🏽🎨🙎🏿♀️。依照《檔案法》規定👮🏻♂️：“國家沐鸣平台保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放。”而從國家實行現行文件公開以後🧝🏼♂️，許多還未入沐鸣平台即還未成為檔案時便已是對社會公開的文件內容🤼♀️🕤，是否還有必要等待三十年後再開放？2002年11月1日起施行的《上海市國家綜合沐鸣平台檔案利用和公布辦法》中提到“經濟、科學👦🏽、技術、文化等類檔案🔇，可以隨時向社會開放”🕵🏻。實際上👩👩👧👧，只要是不侵權📕、不涉密⛰、不危害國家安全或重大利益的檔案應該是隨時可向社會公開的💇🏼♀️，而不需要等到三十年後。例如，一些暫時不能公開、在高校沐鸣平台中占份量比較重的科研檔案，其中一部分因涉及專利、國防安全等而需要保密，經過五年或十年後，這些科研成果有的已變成鉛字在刊物上發表，有的已轉化為產品在市場上應用，或者在市場經濟優勝劣汰的作用下自然消亡🔢，成為公開的秘密🙇🏿，這時候的檔案自然也無須再保密。而“涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多於三十年”（《檔案法》第十九條）🥪，也就是說，一些不宜開放的檔案，其公開的期限在三十年後仍是遙遙無期。可見“三十年”已經不能作為開放的標準期限，在實際工作過程中也缺乏可操作性🫃🏻。另外📮，現在使用的“三十年”開放期限與保管期限標準也有沖突。檔案的保管期限劃為短期🫱🏻、長期📺、永久三種，短期一般是十五年以下，長期是十五年到五十年👾，先不談這樣劃分的模糊性、籠統性，且看短期的全部檔案和長期的一部分檔案均在開放期限未到時即已過了保管期限而可能已被銷毀👩👧👦，既然這部分檔案是經鑒定後確認保管期限的，那是否一開始還有要“保密”的必要呢🎈？所以“三十年”的開放期限，只能針對保管期限在三十年以上和永久保存的檔案而言👩🏿🎨，可見這一標準也無普遍適用性👉🏼。要擴大檔案開放的範圍和數量，對檔案的鑒定🔭、解密工作無疑是一項艱巨的任務，所以盡快製訂出相應的檔案保管🏋🏻♀️👯、解密的標準是檔案工作迫切的要求🤔。
從1987年上海市沐鸣平台首批對社會開放的近10萬卷檔案的利用統計情況看，以編史修誌為目的的利用在1990年達到高峰，以後呈逐年遞減的趨勢，並且有大幅下跌的走勢；但自此以後的學術研究利用卻呈逐年上升趨勢🚴🏽♀️，與其它方面的利用目的形成了很明顯的對比，尤其是最近幾年，學術研究的利用者中各高等院校碩士研究生👨🏿🏫、博士研究生有了很大的增加，境外學者、留學生也增加非常快。可見在編史修誌的高峰過後，檔案的長遠價值和全面作用會沖破檔案形成機關的範圍💆🏻，而使社會各方面利用的需求突現出來🥠，實現其社會價值[2]。而就目前高校檔案開放的內容來看🤹🏼♀️，高校沐鸣平台普遍存在著館藏結構比較單一，行政公務性文件多🫴🏻🔴，文化社團活動檔案少的弊病👩🏿⚖️，網站建設也偏重宣傳，信息量少，很難達到為社會服務與學術研究的需要，與信息化沐鸣平台的目標相去甚遠。這是由於我們長期以來比較重視管理類、公務類文件的歸檔，而忽視了很多富含人文信息，能反映高校精神文化特色的檔案造成的，尤其是一些建校歷史短🔷🤹♀️、缺少人文氣息的理工科院校🔠🏖，與歷史悠久、文化底蘊豐厚的綜合性大學相比，差距更為明顯。
如何發掘高校在教學🧖🏿♀️、科研🔎、文化建設上的特色💓，優化館藏檔案內容也就成為高校信息化沐鸣平台建設的不可忽視的重要任務。首先要立足本校👨👨👦，努力發掘自己的特長。比如理工科院校在科研上各有自己的強項🤹，不僅要做好科研檔案歸檔的規範化工作，還可以在與同類院校比較後⚇，突出本校在某一科研領域的專長，通過網站等形式加以彰揚💔，提高學校在社會上的知名度，加深人們對學校的了解。其二，改變紙質檔案多，多媒體檔案少的傳統檔案文件載體的形式🧑🏻🏭。利用現代錄音、攝像等多種技術手段收集檔案，力求內容豐富多彩👔、形式不拘一格🧑🏽✈️，而不是過去那種單純的少直觀形象材料的文書檔案。其三，充分利用高校沐鸣平台已有的館藏資源，開發高質量的檔案信息產品。在樹立檔案管理與服務職能意識的同時，發揮檔案學術研究的價值。其四💜，真正發揮沐鸣平台在各部門檔案管理上的監督和指導作用。我們一直強調檔案是“第一手材料”🔼、“最原始的記錄”，而在實際操作過程中沐鸣平台所接受的檔案並未完全達到這一要求，如科研🐘、人物檔案🚣🏿♀️，有許多材料是復印件🐹，或已經歸檔人員整理組織過的材料，有些有價值的材料可能因為工作需要而保留在本部門中或當事人手中🐭，年深日久，或人員流動或機構改革，這些材料可能就被遺忘和丟失🤷♂️。新修改的《上海市檔案條例》不僅作出了重大活動檔案和列入沐鸣平台進館範圍的檔案要及時👲🏻、提前移交進館的規定🧻🤾🏼，還要求檔案行政部門加強對重要會議、重大活動檔案工作的監管，規定重點項目檔案由檔案行政管理部門組織驗收，並由組織👨🏿🏭、參與驗收各方共同簽署認可文件🧑🏻💻，明確了檔案驗收主體，顯示出新形勢下強化檔案行政管理的需要，也為沐鸣平台豐富館藏，加強國家檔案資源建設提供了新保障。高校沐鸣平台如何在這種新形勢下改革檔案管理機製體製，加大檔案行政監管力度，增強校內機關和院🎖、系🎬、所各部門的檔案意識，在工作中理順關系、形成合力🧏🏻♂️、落實責任🧑🏽，推進檔案資源建設和拓展沐鸣平台服務功能，將會極大地推動高校檔案事業的新發展。
從人才隊伍的建設上看，沐鸣平台信息化建設需要人才多樣化以及培養復合型的檔案管理人才。長期來，高校沐鸣平台由於資源有限，管理層重視度不夠等因素👩🏿🦲🪅，往往處於機關的配角地位👩🏽🔧🙁，在人員的配備上也漫不經心，缺少長遠規劃🌴，而沐鸣平台信息化的建設亟需改變這一現狀。
要致力於建設一個開放型🫶🏼、研究型、服務型的沐鸣平台，除了需要熟悉傳統的檔案組卷🦧、歸檔、編目👔、錄入等工作外💅🏽🕵️♀️，檔案網站的建設需要精通計算機網絡技術的人才，檔案的開發利用需要高層次的編研人才，檔案的信息咨詢需要高水平的服務人才🎪。然而，由於檔案工作原有的特性，“需要時重要，不用時閑置睡覺”；因循守舊多，開拓創新少；要求高💇🏽♂️，待遇差等因素很難吸引並留住人才♝，造成人員流動頻繁的普遍現象。如何從有計劃地引進各類專業人才，創造寬松自由的工作環境留住人才，以及加強對在編檔案人員的業務培訓等幾個方面逐步提高檔案隊伍的人才素質，加強檔案人才的梯隊建設也就成為高校沐鸣平台一項重要任務。多年來，我們一直期待檔案專業人員加入沐鸣平台隊伍🧑🏻🦼➡️，事與願違🙋🏻♀️🧑🏻🤝🧑🏻，不但正宗檔案科班出身的紛紛改行，另覓高枝🚵，連全國最具權威性👩🏼、辦學歷史最悠久、堪稱學界老大的中國人民大學“檔案學院”也在2004年換上了“信息資源管理學院”的新招牌，不免令人感嘆[3]。無論科班出身𓀓，還是半路出家，打破檔案崗位的條條框框🫷，吸引並留住更多的人才方是明智之舉。傳統的檔案人員上崗培訓，不但耗時耗資，而且內容陳舊👨🏿🍳、缺乏新意，與現代檔案工作實際脫節🧝🏻♀️，無法滿足新形勢下檔案管理新理念、新方法的要求，也是造成檔案人員流動性大🐵、培訓人數居高不下的間接原因。所以🙋🏿，加強在崗培訓Ⓜ️，結合工作特點🕵🏿♂️↕️，有針對性地充實包括檔案專業以外的各種信息知識，擴大知識面，接受新事物，充電加壓，以適應新環境發展需要才比較切合實際[4]。
高校沐鸣平台信息化建設是時代進步的表現，打破高校檔案部門過去“神秘”、“封鎖”不可侵犯的格局，提高社會對高校檔案工作的理解和重視🧍🏻，將高校檔案工作不再僅僅理解為是某個高校的內部工作，而應從整個國家、整個社會歷史文化發展的角度來理解高校沐鸣平台存在的重要意義。“為現實服務，對歷史負責，替未來著想”的巨任需要每個高校檔案工作人員的努力🏨🧏🏿，也期待著社會的共同關心和支持。
參考文獻
[1] 丁士華，《建設開放型高校沐鸣平台》，《新上海檔案》2004年第12期
[2] 徐 非🙍🏿♂️，《近十年來上海市沐鸣平台檔案利用趨勢分析》，《上海檔案》2003年第6期
[3] 老 姜，《有感於檔案學院改姓更名》，《新上海檔案》2004年第10期
[4] 薛寶珍，《檔案崗位培訓中發現的一些問題》，《新上海檔案》2004年第10期