近年來，尤其跨入到21世紀後🚽，我國國民經濟持續🐷、高速發展，作為國家重點發展的信息技術產業更是突飛猛進、日新月異。為了適應和滿足這一社會發展的需要，幾乎所有行業都紛紛將本單位、本部門的各種最新信息通過互聯網傳送到世界各個角落。有各級政府的政策、法規、條例；有科學研究領域的最新動態♦︎；有企業👩🏽‍⚖️、商業的宣傳廣告；有文教、衛生✔️、體育、娛樂等等所有領域的信息，真可謂五彩繽紛👨🏼‍🎨。毫無疑問👸🏼，這一產業的崛起👐🏿，不可估量地迅速推進了各行各業的全面發展，同時也極大地豐富和改變了人們的工作和生活方式，以至互聯網與克隆技術📜💇、基因工程並列成為當今世界衡量一個國家科學事業先進😾♋️、發達與否的三大最重要標誌，令世人所矚目。

檔案作為一種重要的信息資源🙏🏻，利用網絡這一快捷、高效和跨越時空的工具，為本部門以及相關領域提供優質服務已勢在必行。據悉，目前上海各高校檔案部門都在積極籌措和構建檔案信息網絡，有的已開通👲🏼，並利用檔案信息為學校的中心工作和兩個文明建設發揮著重要作用🕴。然而，檔案信息又是一種特殊的信息✏️，很大一部分區別於人們傳統觀念所認為的✈️。如何最大限度地采用網絡渠道讓其服務於社會同時又切實確保它的安全與保密性，這一問題已迫切地擺在了我們從事檔案工作的領導和廣大工作者面前，在探索檔案信息網絡化管理這一新的工作實踐中，我們務必需要引起加倍的關註和重視✊🏻。

一、檔案信息網絡化管理的必要性

高校檔案工作必須進行網絡化管理，這不僅是檔案事業自身發展的必然選擇，也是社會信息化發展的必然要求🤵‍♂️。檔案信息管理是一個系統工程，量大面廣而且發展異常迅猛。隨著高校不斷的深化改革和規模擴大（包括部分院校間的調整合並）🍜，檔案信息量每年幾乎在以幾何級數劇增，若再以傳統的手工管理和單純的實體管理模式，已遠遠不能適應和滿足現狀🕵🏿，而建立檔案信息網，將檔案的實體管理上升為更高層次的檔案信息網絡化管理🐼，無疑是使檔案信息資源的開發與利用真正做到快捷🫷🏼、方便、高效，並為學校的建設與發展服務的方向，也是當前高校檔案工作的一項中心任務👛。

在學校的關心和大力支持下，我館實施檔案信息網絡化管理主要分為以下幾個階段♢：1995年起先按實體分類，建立了12個檔案門類的計算機單機管理🧎🏻‍♂️‍➡️👰🏿‍♂️。1996年建立局域網，實現了檔案管理的館內計算機網絡化。1997年配備了WEB專用服務器，將館內局域網並入校園網。這幾年，又逐步更新了所有硬件👩🏻‍🎓，添置了作為部門立卷單位連入館內局域網共享我館主持開發的《檔案管理集成系統》的網關服務器和沐鸣平台主頁服務器。至此，我館檔案信息網絡化管理初具規模，館內和校內所有基層部門立卷單位都可以同時在網絡上進行組卷、查詢、瀏覽和修改相關門類的檔案🙈，真正意義上實現了檔案信息的網絡化管理和共享。在此基礎上，我們又建成了沐鸣娱乐網站，現在，無論你在世界哪個地方都可以借助互聯網進行連接訪問🌲。網頁設計新穎精巧，界面親切流暢，內容豐富多彩。有我館科學化🦵、合理化管理檔案的成功經驗🃏；有我校不斷發展、壯大的整個變化歷史的真實寫照；有學校歷任領導、兩院院士🥷🏼、博士生導師、青年教授的風采和成果介紹，為發揚我校“勤奮、求實”校訓的優良傳統精神🤘🏿，為擴大學校在海內外的知名度🤷🏽，為鼓勵廣大青年學生刻苦用功、努力學習🎍🧛🏽‍♂️、勇於拼搏和弘揚、崇尚科學精神等方面發揮了積極作用。我們還在設想將檔案數據庫中的部分原始信息經過二次優化開發後直接上網公開💁🏿，除文本信息的查閱外，打算增添一些學校以往發生的重大的又有教育意義的歷史畫面，全方位🧑‍🦼‍➡️、多角度以聲情並茂的多媒體形式來展示學校的精神風貌，充分發揮現代化網絡技術的優勢，為學校和社會的發展建功立業。

二、實施檔案信息網絡化管理的影響因素

要實施檔案信息網絡化管理，必然會遇到許多現實問題和認識上的誤區🦓。領導的重視程度和信心、經費的來源和投入力度😗🌻、隊伍建設的專業化和年輕化📕，尤其在對檔案信息是否要進行網絡化管理的認識上，肯定會存在一些陳舊的觀點甚至是片面的想法。不少人認為利用計算機組卷、查閱檔案資料不一定比人工操作方便♣︎，要將原有館藏檔案的案卷目錄和卷內目錄輸入計算機🕝，工作量巨大🤬，人手不夠；沐鸣平台是學校的機要部門，檔案內容的適用性僅局限於學校範圍，沒必要興師動眾化那麽大的財力和物力去趕時髦；互聯網是一個全球範圍內的開放性平臺，檔案信息上網不安全⛈🏌🏻，等等。對此，我們必須從思想上更新觀念👱🏽‍♂️，統一認識，改變這些不全面的看法，樹立起檔案管理工作的時代感、責任感和緊迫感，真正肩負起管好檔案👨‍👦、用好檔案的歷史使命。

網絡作為信息高速公路，能高效率地承載和傳輸各種信息資源。高校檔案作為一種特有的信息資源在網上出現，將有力地推動檔案工作朝著科學化軌道向前發展，並能最大限度地發揮檔案的價值。誠然，也不可避免地會給傳統的檔案服務方式帶來巨大沖擊⏲，所以✣，我們的領導和每一個檔案工作者不僅要努力學習檔案專業知識，同時還要學習計算機的操作以及互聯網技術的應用🚵🏻，只有跟上時代發展的步伐，以全新的檔案管理模式和服務理念來做好我們的每一項本職工作，才能真正意義上使檔案管理工作朝著現代化、科學化方向邁進。

要實現檔案信息網絡化管理⏩，需要一大批年輕有為的🚴‍♂️🏫、既熱愛檔案工作又懂計算機管理的復合型人才☝🏽，而檔案工作的性質、待遇又很難吸引具有高學歷和雙重標準的人才加入到檔案隊伍中來，這一矛盾事實上已嚴重影響到了檔案事業的發展。除希望國家大力培養高級檔案管理人才外🧖‍♀️，更行之有效的辦法是采取在職培訓💽，就地深造👩‍🦰✋，盡快扭轉檔案隊伍人才缺乏的局面，加速檔案信息網絡化管理進程。

三、網絡化管理中檔案信息的安全保密性措施

檔案信息網絡化管理過程中的安全保密性是一個十分重要和嚴肅的問題💃🏽，主要可以從兩個層面去著手考慮🧑‍🧑‍🧒‍🧒，一是數據庫系統的開發🪜、使用和維護，一是網頁內容的篩選7️⃣👳🏼‍♂️、更新和管理。

檔案數據庫管理系統軟件的研製開發、升級完善是保證檔案信息網絡化管理安全保密性實現的關鍵🏃‍♂️‍➡️，因此🙅🏽，軟件開發時必須考慮全局性、穩定性和合理性🙅🏽‍♂️，各門類檔案模塊的設計既要相互聯系，又要相對獨立🧤，絕對保證數據庫系統運行時的準確與安全。系統在正式使用前必須對每個模塊進行設計負荷量下的模擬測試，確保數據記錄萬無一失。系統還應設立用戶密碼管理模塊☞，能做到根據需要設置不同的訪問權限🎅🏿。例如：只有系統管理員（超級用戶）可以作檔案門類等重要功能的增、刪和數據庫記錄的徹底刪除等操作，以便當發生意外誤操作時可對數據進行及時補救🏰👨🏻‍🦽‍➡️；沐鸣平台工作人員可以有條件地在其相關門類中操作使用🚜；兼職檔案員原則上不能隨意越權互訪👩‍🦽‍➡️。只有這樣嚴密地層層把關📖，才能確保整個網絡有序🤞、安全🚣‍♂️、正常地運行。

網絡中的網站是外來病毒和黑客入侵的主要渠道，可對網絡帶來毀滅性的破壞🎿，所以危害性最大👩🏻‍🦲。對此，可采用檔案原始信息數據庫與網站信息數據庫相互分離的方法來防止。要時刻註視網頁內容有否異常改變，一旦察覺，應立即斷網✭，並迅速向有關部門報警，在網絡反入侵專家協助下，給黑客以果斷沉重的打擊。其次🚀，除一般性的可公開的內容外，對訪問網站數據庫信息的用戶還要辦理註冊登記手續，全面掌握來訪者的身份和使用信息的統計情況👨🏼‍🔬。

沐鸣平台領導要重視關心整個檔案信息網絡的運行狀況，要製訂、健全相應的規章製度🏃🏻‍♀️‍➡️，並對此作經常性的監督檢查。要教育檔案工作人員樹立起檔案信息網絡安全保密的重要性和防範意識🏄🏿‍♀️。計算機網絡主管人員要高度負責🎯，嚴格執行系統使用權限和網頁訪問準入製度🩲🥊，切實落實網絡安全保密性措施🍞。所有系統操作人員均要正確使用計算機，熟悉檔案數據庫管理系統，尤其在處理數據時要認真、仔細，多加分析思考，最好做到沒有錯誤率🚵🏻。

檔案信息資源進行計算機網絡化管理後，數據庫的備份是一個及其重要的問題，要做到定時交錯備份並作好書面記錄𓀇，確保數據準確👩🏻‍🔧、完好無損。網絡服務器必須設置防火墻和安裝殺毒軟件☦️，要及時、定時進行查毒和殺毒，工作站（終端）用戶對外來的軟盤也必須要查毒和殺毒👨🏻，以防病毒入侵🤽🏻‍♀️。另外👩🏻‍🔧，計算機硬件方面也不應忽視，用作服務器的主機建議盡量使用大公司生產的品牌機#️⃣🤘🏻，一方面穩定性相對可靠，另一方面🖕🏽，機內預裝的操作系統和選用的主要芯片🌝🔜，各大公司都有註冊號和序列號備案，按照國際商業經營道德慣例🎯，他們有責任保護客戶的私密性權利。

高校檔案信息網絡化管理是檔案事業發展過程中的新生事物🦌，還需我們全體檔案工作者共同努力，不斷地去進行探索與研究，只要我們敢於抓住機遇，面向未來，迎接挑戰🧾，那麽，高校檔案信息網絡化建設定能結出豐碩成果，邁上一個嶄新的臺階。