先進的數據庫技術結合面向對象設計語言是當今信息管理系統常用的模式🐐。隨著網絡技術的發展，數據庫的客戶機/服務器機製又為信息的網絡化管理、利用創造了條件。
檔案管理歸類於信息管理的一種形態，傳統的檔案管理、歸檔方式與檔案檢索方式已顯陳舊🉐。鑒於歷史和現實的客觀原因🧑🏿🔬，目前檔案管理的手段還較落後，信息的采集、歸檔、編目、檢索等環節信息化、網絡化程度不高，或者跟不上社會發展的整體水平，管理的範圍只能局限在局域網內🙏🏼，對多媒體全文也沒有管理➰、利用🆘，與計算機技術高度發展的今天及檔案管理數字化的需要已經不相適應。
SQL是關系數據庫管理系統的標準語言。Ms Sql Server是Windows Server操作系統上的關系數據庫管理系統，能提供客戶/服務器機製及多用戶並發服務，能很好地支持信息的網絡化管理與共享。
Delphi先進的可視化編程環境💒，為我們提供了一種方便、快捷的Windows應用程序開發工具🚍。它使用了Microsoft Windows圖形用戶界面的許多先進特性和設計思想🥫，采用了彈性可重復利用的完整的面向對象程序語言，具有快速的編輯器和較為領先的數據庫嵌入連接技術👩🏻⚕️。
《檔案管理集成系統》軟件的開發結合了上述兩項先進技術，對多媒體檔案的現代化🐊、網絡化管理🏌🏿，提出了很好的解決方案🥴。本文介紹其主要特點、網絡連接、功能以及實現檔案信息的網絡歸檔、網上指導及遠程利用的設計思想。
一、《檔案管理集成系統》的技術特點
1．系統環境：前臺采用 Delphi開發技術，後臺采用的數據庫為Ms Sql Server🧑🏼🔧，網絡環境為Windows 2000 for Server，能滿足大容量數據庫在檢索、統計及多用戶狀態下的執行速度要求🌞，特別適用於大中型沐鸣平台。
2．采用SQL的客戶/服務器機製，克服傳統的文件型模式檔案管理系統只能在沐鸣平台局域網內使用的限製。利用代理服務器連接局域網與校園網，實現數據庫的遠程訪問與數據共享，實現校園網上檔案信息的網絡歸檔、網上指導、網上查詢功能😘。
3．檔案數據庫支持文字🫳🏽、圖像、圖形、聲音、動畫、視頻影像等多媒體檔案信息👩🏽🔬🙎🏻♂️。采用Windows內置的Internet信息服務器（IIS，Internet Information Server）與Delphi嵌入組件，解決不同格式種類的多媒體全文信息與數據庫的關聯🧑🏼🌾、顯示🏞。
4．《檔案管理集成系統》數據庫結構設置是根據國家標準製定的，符合《高等學校檔案實體分類法》，數據項設置基本原則參照了國家標準《檔案著錄規則》。
5．代理服務器作為網關起到了連接與防火墻的雙重作用，有效保護了內部局域網絡與數據庫的安全。《檔案管理集成系統》本身還具有較好的安全管理機製🙇🏿♀️，通過ISAPI過濾程序對檔案數據庫的用戶進行身份驗證，自動生成用戶動態信息🕵🏼♂️，按規定的權限執行相應的數據庫查詢。
6．在內部網與校園網上🧝🏽♂️，各類用戶通過客戶端程序可以按門類與級別權限實現對各類檔案的管理、查詢。
二🏋🏽、系統的網絡結構
《檔案管理集成系統》的網絡結構基於Ｗindows平臺。
沐鸣平台內部網🚣：主域服務器作為數據庫服務器存放著主數據庫與數據庫的備份版，通過交換機與客戶端相連🔇，客戶機登錄主域服務器，通過系統的客戶端程序訪問主數據庫。
校園網用戶必須利用客戶端程序通過代理服務器作為網關訪問主數據庫服務器🧚🏿♀️。代理服務器一邊作為網關通過交換機與光纜與校園網運行中心相連，再通過光纜與全校各大樓的主節點相連🆘；另一邊連接內部網主服務器。校園網用戶訪問受到數據庫認證與用戶帳號的級別與權限控製，經系統審核後才能訪問數據庫🏬。
檔案管理的實際運行🧑🏿🦲，由客戶機上的系統客戶端程序進行🙅🏻♀️。為了安全保密和便於管理，由沐鸣平台負責在局域網和校園網特定的客戶機上安裝檔案的客戶端軟件，為客戶設立允許權限🧑🏿🚒、門類🤬、單位範圍內的工作帳號。
三、檔案管理功能概述
《檔案管理集成系統》在充分考察傳統的檔案管理系統的基礎上，結合檔案管理人員的切身體會和要求🍖👉，融入先進的計算機技術，提供了對檔案案卷及卷內二級目錄數據庫的管理🤷🏼♀️，解決了數據庫的錄入、瀏覽、實時檢索、帳號管理以及關聯顯示等問題，實現了檔案在校園網上的管理𓀙。另外在多媒體全文檔案的管理上以及在數據庫系統的安全問題上設計了完整的解決方案🥹，並具有檔案輔助立卷功能👨👩👧👧。《檔案管理集成系統》的檔案分類符合《高等學校檔案實體分類法》👩🏻🦲，可以管理的檔案門類有🪩：黨群👩🏽🦲、行政🧔🏽♀️、教學、科研、產品🧘🏿、基建、儀器設備、出版🧚🏽♀️、外事、財會、聲像⛲️、人物、館藏實物等，在系統維護模塊設立了檔案各種類型的後臺維護功能，可以根據實際情況修改或擴充所管理的檔案類型。
系統主要包括“檔案維護”♘、“檔案查詢”👸🏿、“檔案統計”、“系統維護”四大模塊，每個模塊分工明確，功能如下🍼：
“檔案維護”模塊：包括各級檔案信息的錄入、編目、組卷🧑🏼🦲、瀏覽編輯🔏、接收與移交以及全文錄入功能🕕。
“檔案查詢”模塊：包括卡片級查詢👴🏽、案卷級查詢、卷內級查詢、人物查詢、成績查詢和學歷查詢等功能🧘🏿🚊，各種查詢可以對不同著錄項進行多級組合查詢或模糊查詢🤷🏼。
“檔案統計”模塊：主要分年度統計和分類統計兩項功能，年度統計是對不同年度的所有門類的檔案進行綜合統計；分類統計是選擇某一門類的檔案進行單獨統計。
“系統維護”模塊：主要包括實體代碼管理👢👁、單位代碼管理、學科代碼管理👩🏽🎓、碩士、博士專業代碼管理、設備類型管理🔩、建築類型管理、載體類型管理🤹♀️、主題詞管理、用戶管理🥜、系統日誌等，為實際需求情況的變化提供了靈活變更的入口界面🧝🏼。
四🤴🏼、系統功能特點
1. 各門類數據錄入集成化
十二個門類的案卷級👏🏽🕺、卷內文件級、卡片級以及組卷文件的錄入都集成在一個入口界面🚷，考慮全面。根據提示選擇不同的條件，程序自動跳轉到不同的錄入界面，自動產生案卷流水號🤗，許多字段數據無須錄入，只要點擊選擇即可👪，簡單易學⚽️。在連續錄入中🏜，有些字段內容自動繼承到下一記錄，避免了重復勞動👱🏻♀️。
卷內錄入中的“保管期限”、“載體類型”、“密級”三個字段無需輸入，系統自動會繼承對應案卷的數據，保持了數據的一致性。
2. 多查詢機製👩🏽⚖️，數據顯示與維護關聯化
可從案卷、卷內🫄🏿🙏🏼、卡片三個不同途徑進行檔案查詢🧙🏻，也可根據年度、實體類型、正題名👩🏽🚒、單位等多字段設置不同條件進行組合模糊查詢👩🦳。另外還針對學生檔案利用較多的情況，專門設立了定向的學生成績查詢與學歷查詢模塊。
查詢結果界面由卡片瀏覽𓀋、案卷瀏覽、卷內瀏覽👮🏿♀️🧏🏼♀️、全文瀏覽等多個分頁組成，不同查詢途徑的結果顯示在對應的瀏覽分頁中☕️，不同分頁的顯示內容都相互關聯，查到一個分頁的內容，也就得到了其他分頁的相關內容。
查詢功能還可對顯示結果進行修改、刪除、打印等操作。對案卷號、保管期限、載體類型✅、密級等字段實現了關聯修改，即🚵🏽📟：在案卷頁中修改了這些字段，則對應卷內的檔號、保管期限🤽🏼♂️、載體類型、密級也會跟著改變，保證了卷👩🏽🎤、件的一致性👴🏻。
3. 編目及各類報表種類齊全
編目功能可編製案卷目錄、文件目錄、全引編目，並按固定設計格式打印輸出；查詢功能可打印出卡片查詢報表🔯、案卷查詢報表👪、文件查詢報表，查詢報表打印時可進行字段選擇🐪，形成不同要求的表格輸出🍝。另外檔案維護模塊中的接收與移交功能，還可打印不同立卷單位的移交接收目錄清冊。
目錄🏃➡️、報表皆設有打印預覽界面，並可根據需要選擇所需打印的頁面、設置報表的標題🦚👨🏻🔧、起始頁號等。
4. 組卷功能有特色，能實現先文件後案卷流程
針對立卷部門👨，先有文件後有案卷的實際運行流程😥，組卷功能可對散亂的文件先行錄入，再根據歸檔要求對這些文件作篩選組卷操作，對於無需歸檔的文件，組卷界面設有刪除功能🏋🏿。
組卷功能受年度、實體分類、立卷單位的限製。立卷單位因其帳號的控製，只能對本部門錄入的文件組合成案卷，不會出現不同部門相互混淆的現象👟。
5. 帳號設置考慮全面🌧，各項功能受帳號製約
高級用戶管理具有新建🎻、修改🎇📰、刪除用戶的帳號、密碼、權限的功能。用戶帳號分成三個級別：超級用戶😫、普通用戶、查詢用戶🤲🏼⛩，每個帳號又受到檔案門類與所屬單位的限製。沐鸣平台各門類的主管用戶💆🏼♀️，可以錄入♦️、查詢、編目本門類所有立卷單位的檔案信息🖕。
校園網用戶錄入界面的“立卷單位”🧗🏿，由系統自動對應到用戶帳號規定的所屬單位。同時校園網用戶只能錄入本年度與上一年度的案卷；只能查詢、編輯帳號權限範圍內的檔案信息🏙🟦；只能打印帳號權限範圍內的檔案目錄和報表。
6. 支持多格式全文錄入與瀏覽
該系統除了實現檔案各級目錄管理⛓️💥，還增加了對全文的關聯錄入與嵌入瀏覽功能👨👦👦。電子文檔無論是文字格式🧜🏻、圖片格式還是視頻格式，均可在全文錄入界面預覽後上傳到主服務器，並與對應的文件目錄關聯。
在瀏覽編輯模塊與查詢模塊🪜，可對上傳的電子文件進行查詢瀏覽，顯示速度快捷，文字和圖片嵌入顯示在全文瀏覽頁，視頻格式文件以彈出形式顯示🌊，生動直觀，實現了檔案管理全文數字化要求。
7. 支持多全宗檔案管理
對於多校合並的單位🧑🧒，檔號的編製具有重復現象，這給檔案的計算機管理帶來了一定難度。經過我們的努力，本系統已經很好地解決了這一問題，不同全宗的檔案管理集成在一個系統中，統一入口🫱🏿💇🏿♀️，統一功能⇨🏚，實用方便🔃。每個全宗具有上述所有功能。
五、安全機製
(1)將網絡分為內網和外網, 采用Proxy防火墻技術和SQL Server數據庫的雙重安全設置確保系統數據庫的安全👨🏼🎤🤑。
(2)系統用戶訪問有嚴格的權限控製，可以防止越權非法操作🐇。
(3)以立卷單位、檔案門類來限製用戶帳號訪問範圍🫢，帳號之間信息相互屏蔽♞👢。
(4)系統日誌中詳細記錄了每個用戶的登錄、錄入、修改、刪除👱🏻♂️、查詢的操作時間和地址，可作為計量及跟蹤查詢🧚🏼。
(5)數據寫入進行容錯性檢測👎🏼，具有可人為控製的自動處理垃圾數據的功能👩🏽⚖️。
(6)配有軟件容錯包👎🏽，及時診斷和提示系統錯誤及其處理方法👊🏿🏯。
(7)運行日誌有助於系統發生故障時🙋🏻，恢復數據庫的完整性，檢查故障原因責任。
(8)利用SQL Server 特有的對分布數據完整性的支持🎵，保證了分布數據的準確性和一致性。
《檔案管理集成系統》已在2002年12月18日通過了由上海市檔案局組織的技術鑒定。專家組對該項目給予了很高的評價，一致認為該系統功能齊全🙍♂️、界面友好、性能穩定👩🏽🔬、操作方便，安全、保密性強⚃，特別是實現了對文本、圖像、視頻等多媒體檔案信息管理🐧，並可以在沐鸣平台局域網及校園網範圍內實現資源共享，符合了檔案管理的實際需要🧑🏼✈️，為高校系統的檔案管理提供了借鑒🫸🏼，具有一定的創新性，達到了國內檔案系統先進水平，有推廣應用的價值🤽🏽♂️。
沐鸣平台與上海應用技術學院已在實際檔案管理中🕕，全面運用《檔案管理集成系統》來展開各項工作。沐鸣平台的各歸檔部門已普及使用該系統的客戶端軟件來進行檔案信息的網絡歸檔、網上查詢，檔案部門也通過網絡來檢查🆕、指導立卷部門的歸檔🀄️，極大提高了工作效率✈️⛏，檔案信息化工作與歸檔工作得到了同步🐄，使檔案能更好地為學校、社會發展服務👩🏽🚒。