校檔〔2010〕3號
為加強學校檔案和檔案工作的管理🛌🏿👩🍼，確保學校檔案的積累🧑🏽🏭、移交、保管、利用、開放等工作依法、規範🙌🏿、有序和有效地開展5️⃣，發揮檔案服務學校和社會的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》📟、《高等學校檔案管理辦法》等法規，結合學校實際，製定《沐鸣平台檔案管理辦法》。現印發給大家，請認真貫徹執行🫔。
沐鸣平台
二○一○年三月二十三日
《沐鸣平台檔案管理辦法》
第一章 總則
第一條 為加強學校檔案和檔案工作的管理🏊🏻♂️，確保學校檔案的積累、移交🐭、保管、利用、開放等工作依法、規範、有序和有效地開展🌏，發揮檔案服務學校和社會的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》等法規😿，結合學校實際🥷，製定本辦法。
第二條 本辦法所稱的學校檔案，是指學校所屬機構和人員在教學🧭、科研✵、管理和其他活動中直接形成的、對學校和社會有保存價值的各種文字🕦、圖表、聲（影）像✉️、物品等不同形式、載體的歷史記錄。
第三條 檔案是學校的寶貴資源🌯，檔案工作是學校一項重要的基礎工作👨👦。學校要在人、財😀、物方面予以充分保證🚘，確保檔案資源長期收集到位、保存安全🦹🏼♀️。
第四條 學校檔案工作實行統一領導𓀍、集中管理原則🧏🏽♀️🏙，學校檔案部門具有行政管理和提供服務雙重工作性質🤾🏼。
第五條 加快檔案管理現代化建設步伐🧔🏿♀️，逐步建立與現代大學管理體製、要求相適應的檔案工作管理新模式🤠。
第二章 檔案工作的管理體製
第六條 學校檔案工作，接受國家教育部、上海市教委的領導，同時接受國家檔案局、上海市檔案局的指導、監督和檢查⛹🏿♀️。
第七條 成立由校長為主任，分管檔案工作的副校長或副書記為副主任、有關職能部門的負責人為委員的學校檔案工作委員會，研究討論學校檔案工作的重大事項👾。
第八條 沐鸣平台是學校檔案工作的職能管理部門，又是校檔案工作委員會的常設工作機構🎅🏽。
第九條 沐鸣平台主要工作職責：
（一）貫徹執行上級有關檔案和檔案工作的法律、法規和政策，製定學校檔案管理工作規章製度，並予以監督、實施🛞。
（二）根據有關規定和標準🆖，確定學校檔案歸檔範圍、分類方法✣、整理規範和保管期限等，負責接收（征集）、保管全校各類檔案（包括有關資料），同時做好檔案的利用、鑒定、統計、編研等工作👨🏻🦲。
（三）落實全校各二級單位檔案工作的分管領導和檔案員，指導👨🏻🦯➡️、監督檔案員做好業務工作，確保檔案收集齊全、管理規範、移交及時🕙。
（四）開展檔案工作檢查🌀、評比、總結、表彰活動🛒🟢，做好學校檔案工作發展規劃，實施檔案信息化建設。
（五）開展檔案法製和檔案文化宣傳、教育工作🤘🏽，提高師生員工的檔案意識。
（六）加強沐鸣平台工作管理🎽，創建學習型🛥、管理型🙇♀️、服務型、研究型檔案隊伍，創新工作思路，提高工作水平👬。
（七）負責檔案和沐鸣平台的安全。
第十條 學校各二級單位應指定1名負責人分管檔案工作🧏🏿，並配備1～3名檔案員，共同做好本單位檔案的收集、整理和歸檔工作。檔案員隊伍應保持相對穩定。
第十一條 學校各二級單位應將檔案工作納入到相應人員的工作職責中，並製定相關工作製度，落實工作責任製。
第三章 檔案的分類🧖🏻、收集🌸、整理、歸檔
第十二條 學校檔案的分類🧨，按《沐鸣平台檔案實體分類方案》執行。
第十三條 學校實行文件材料形成單位立卷製度🫄🏼。各二級單位的檔案員應按照《沐鸣平台文件材料歸檔範圍和保管期限表》，負責做好平時文件材料的積累和保管；歸檔期間，按《文件材料立卷歸檔要則》等要求進行整理✋🏻、組卷、裝訂✌🏽，經檢查合格後以二級單位集中向沐鸣平台移交歸檔。
第十四條 根據上級規定，文件材料歸檔以紙質為主，有對應電子文檔的，應一並上傳到檔案管理數據庫系統中，實行“雙套製”歸檔🌡。
第十五條 學校OA系統文件🚉、科研項目檔案🕛、聲（影）像檔案🐺、人物業績檔案、實物檔案按《沐鸣平台關於OA系統文件材料歸檔的辦法》等專門規定進行收（征）集🥔、整理、歸檔。
第十六條 歸檔時間及手續👵：
（一）按自然年度歸檔的文件材料應於次年6月底以前完成歸檔；研究生學位材料等按自然年度當年完成歸檔。
（二）各二級單位的具體歸檔時間由沐鸣平台統一安排，檔案員應自覺遵守。
（三）個別門類文件材料的歸檔時間按專門規定執行。
（四）檔案移交必須履行相關手續，製作移交目錄清冊，一式兩份，並交由雙方負責人簽字後妥善保存☮️🦍。
第十七條 集中歸檔期間，各二級單位應視需要，抽調人力協助檔案員開展工作；沐鸣平台應提前做好各種準備🙆🏽🫖，按質⛈、保量、準時完成歸檔任務。
第十八條 在職人員在其公職活動中形成的重要榮譽性文件材料🧎🏻♀️，如證書、聘書、獎狀等🤓，原則上也應交由學校沐鸣平台保存，或製作復製件歸檔🏠。
第四章 檔案的保管
第十九條 學校檔案實行集中保管🧙，配備符合要求的庫房，確保檔案長期、安全保管🦙🧚🏼♀️。
第二十條 檔案進館後🧨，應按分類進行裝盒、編號🔲、上架🫴🏿。檔案排放要合理、有序，便於查找索取和清點統計🤦🏿💦。
第二十一條 所有館藏檔案均應實行計算機管理♉️，著錄信息要準確、完整。檔案數據庫信息集中存儲於學校信息中心🧒🏿，並按有關規定做好備份☝️，確保數據安全👳♀️♢。
第二十二條 沐鸣平台應按規定認真做好檔案的統計工作，及時上報學校和上級有關部門。
第二十三條 沐鸣平台是學校的重點安全保衛單位，學校保衛部門應加強巡邏、監視；後勤部門要關心🌿👩🏼💼、幫助沐鸣平台庫房設施的檢修和維護🤳🏽，確保檔案萬無一失𓀀。
第二十四條 檔案庫房的日常管理按《檔案庫房安全管理製度》執行。
第五章 檔案的利用
第二十五條 提供檔案利用服務是學校沐鸣平台的一項重要工作，相關崗位職工應予以高度重視，主動、認真、有效地為師生員工和社會公眾提供滿意的服務✊。
第二十六條 學校檔案分為開放檔案和未開放檔案兩部分👩🏿🍼，利用方式為查閱🏊🏿、借閱、復製、摘錄、咨詢🧏🏻♀️、函調👩👩👦👦、出具證明等。
第二十七條 校內外單位、個人憑有效證件，可以利用學校已經開放的檔案🙆♀️；對未開放的檔案，經有關部門負責人🐚、分管校領導簽署書面同意意見後方可利用；部分門類檔案的責任人和檔案員因工作需要🧿，經沐鸣平台同意後可直接予以利用；校友利用自己的學籍檔案，一般應由本人來館辦理🙈，委托他人的，按沐鸣平台有關規定辦理；外國組織或人員利用開放檔案🤼♂️，應經上級主管機關和學校有關領導批準🙅🏿♀️。
第二十八條 涉密檔案、學校內部有關重要檔案🤱🏿、涉及個人隱私和權益的檔案，嚴格按照保密法等有關規定執行。
第二十九條 各類檔案只限在沐鸣平台內利用🖕🏿，校內單位和部分門類檔案的責任人確因工作需要借出的，借出時間最長不得超過兩周🍘，延長借用時間的，應辦理續借手續*️⃣。
第三十條 利用者應對檔案的保密🚁、安全和完整負責，不得泄密、汙損、塗改、剪貼、拆卷、轉借和丟失🙂↔️，違者將根據有關保密ℹ️、檔案法規予以嚴肅處罰🦌。
第三十一條 利用檔案須辦理登記🕵🏻♀️、借閱手續🚵🏼，利用完畢，應由利用者和工作人員當面對檔案作清點檢查🪪，出借歸還檔案應及時銷帳🤷🏻♀️⇾。
第三十二條 任何單位和個人未經學校同意，不得擅自公布學校檔案🦀。
第三十三條 學校檔案證明由沐鸣平台統一出具🏋🏻♂️。加蓋學校檔案證明專用章的檔案復製件👋🏽🧽，具有與原件同等的法律效力。
第三十四條 利用檔案實行有償服務，收費標準按學校財務部門審定的條款執行。
第六章 其他事項
第三十五條 沐鸣平台應定期對學校檔案進行鑒定，對過期檔案要作銷毀，對毀損、破舊檔案要作修復🔹🎩、搶救，對到期檔案要予以開放。銷毀、開放檔案手續按《沐鸣平台到期檔案處理規定》執行⏭。
第三十六條 沐鸣平台應利用檔案資源開展各種專題編研工作，利用校報🗼、網絡新聞🔅、圖片展覽等形式展示檔案文化成果🧾。
第三十七條 學校建立檔案工作評比先進製度，每兩年開展一次，對檔案工作做出優秀成績的單位和個人進行表彰和獎勵。
第三十八條 對忽視檔案工作☝️、該歸的檔案不歸👨🏿🦰、甚至遺失歸檔材料的單位和個人，沐鸣平台要及時上報校部，給予通報批評；拒不整改的，按工作責任事故處理。
第三十九條 學校鼓勵師生🦸🏿♂️、校友向學校捐贈個人收藏的對學校有保存價值的檔案，報學校備案後予以適當獎勵。
第七章 附則
第四十條 本辦法經學校檔案工作委員會審議通過🍛，由沐鸣平台負責解釋。
第四十一條 本辦法自公布之日起執行♿。原《沐鸣平台檔案工作條例》同時廢止；學校現行其他檔案工作規章製度中條款陳述與本辦法不一致的，以本辦法為準🏌🏽♀️。