部門歸檔單位的文件材料在平時的預立卷工作基礎上，經過一年的使用、保管後（個別門類的時間另有規定），要向學校沐鸣平台移交📩🧑🦼➡️，其中有一個很重要的環節——立卷歸檔💤。由於這項工作的業務性較強，有許多嚴格的要求和規定，所以🧛🏼♂️👩🏿💼，結合我校工作實際以及參考《文書學》🧡、《檔案管理學》🏌🏻♀️、《檔案著錄規則》等書籍和有關檔案管理業務標準📎，將文件材料立卷歸檔工作的內容、基本方法和要求歸納如下👩🏿🎓，希望全體檔案工作人員認真學習👨🏿💻、熟練掌握☎️。
一、基本概念
1→、立卷：將辦理完畢的具有查考保存價值的文件材料📎，按照它們在形成過程中的聯系和規律組成案卷的過程，稱為文件材料的立卷(也稱組卷)。該過程包括：①組成案卷單位（即確定案卷所含的內容和量），②擬定案卷標題及計算機錄入，③卷內文件排列與編號，④卷內文件目錄錄入與填寫備考表Ⓜ️，⑤案卷封面編目與案卷裝訂等步驟🐿。
2🙆、歸檔：是指各部門歸檔範圍內的文件材料🧔🏽♀️，按立卷要求組成規範的案卷後，將其移交給沐鸣平台集中保存的過程。
3、歸檔範圍：凡是各部門工作活動中形成的辦理完畢的具有一定保存價值的各種形式和載體的文件材料👗，均屬歸檔範圍，詳見《沐鸣平台文件材料歸檔範圍和保管期限表》
二🖖🏻、立卷歸檔的基本要求
1、必須按照歸檔範圍，將具有保存價值的文件材料的原始件收集齊全，既不遺漏、短缺，又不重復📊。
2🫄🏻、遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系💟，科學地加以整理🤜🥗、組卷🏰，便於滿足各種查考利用目的。
3♚、每個案卷應有確切、簡明的標題🕵🏿♂️，並註明保管期限⚪️，每卷卷首應填寫（打印）卷內文件目錄🛫，卷末應附備考表，案卷裝訂要整齊、牢固。
4©️、案卷總頁數一般不超過200頁👩🏼🦳。對同一問題文件數量多的，可酌情適當分卷。問題單一，文件數量少的可做薄卷⚇🫶🏿。
5🧑🦽➡️、案卷歸檔時🛷，必須提交目錄清冊🎍，一式二份👦🏽，交接雙方清點案卷後，例行簽字手續。
三、立卷方法
所謂立卷方法，是指根據文件材料的特征及具有的共同特點和密切聯系來組合案卷的方式、辦法。
就文書文件而言，一般有作者、內容、名稱、收發文機關↙️、時間🥃、地點等特征⇢🪺。為了適應不同檢尋途徑和日常管理的需要，側重於文件不同特征來立卷就可以形成不同的方法，如通行所說的“六特征法”，其簡述如下：
1㊗️、按問題特征立卷：“問題”是指文件內容記述和反映的某方面的工作問題或涉及的人物💇🏼、事件、事物等🏊🏻。一般以一事為一卷。
2、按作者特征立卷：“作者”是指撰寫或製發文件的機關、機關內的組織或個人。將同一作者所形成的某些文件材料組成案卷。
3、按名稱(文種)特征立卷🧑🏼🚒：就是把文件種類名稱相同或相似的文件組合在一起，合並立卷💔。
4、按時間特征立卷：就是按文件形成的時間或文件內容所針對的時間，將屬於同一時期的文件組合為案卷。
5🌽、按地區特征立卷：就是把內容涉及同一地區的文件組合在一起。
6🤹🏿♂️、按收發文機關特征立卷🤴🏿：就是將本機關與某一機關就某個問題或幾個問題的來往文件組成案卷。
在實際立卷工作中🎚，只采用一種方法立成的單一特征的案卷情況通常很少🌅，更多的是幾種方法的結合使用👲🏽。關於“六特征法”的詳細敘述，可參閱有關專業書籍。
對我校科研🕜、基建、設備的項目性材料，可根據材料形成的規律🧑🏻🌾，組成一題一卷或一題多卷🩴，通常的做法是將最能反映項目沐鸣的材料排放在卷首，其余的按階段或內容依次排列組卷🕵️♂️。
四♦︎🧶、立卷註意事項
1、上年度作下年度的計劃、預算等，放在下年度立卷👨🏿💼。
2、本年度作上年度的總結、決算🚶🏻🟫、報表放在上年度立卷。
3、跨年度的會議記錄，有針對年的放在針對年⛹🏼♂️，無針對年的放在結束年立卷👨🏽⚖️。
4、各種案件的材料放在結案的一年立卷☠️。
5、長遠規劃放在針對年的第一年立卷♞。
6👩🏼🦳、內容涉及到兩年以上的報告、總結、報表放在針對年的最後一年立卷🔬🌳。
7⏯、回顧🧑🏿🦲、紀念性文件放在定稿或發表的一年立卷。
8🏌️、法規性文件放在公布或批準生效的一年立卷🪽。
9、跨年度的請示與批復🕵🏿♂️🧳，來文與復文，放在批復或復文的一年立卷。
10、專業部門使用的專門年度所形成的文件按專門年度立卷🧗🏻。
11、未辦完的文件🍰，可以酌情轉入下一年度立卷。
12🚋🎤、卷內件的類目、保管期限要相同，不要把不同類目、不同保管期限的材料放在同一卷內。
13、組卷時必須檢查每一份文件是否齊全(包括傳閱單)，如發現缺少應查找補齊，無法查到的🎻，應在備考表上加以註明🌋。
14、通報本單位的文件👨👦👦，本單位雖然沒有寫明調查材料🎣♕，也要把上級的通報放在本單位立卷👩🦽。
15、本單位起草😷➝，用上級名義製發的文件，其原稿和打印件放在本單位立卷。
16、校內各單位向黨委🤱👰🏿♂️、學校的請示報告及相應的批復、批轉的原件，由報文單位立卷。
17🙍♂️、檢查每一份文件材料有否落款（包括：部門、單位公章🫱🏿🕐、起草人姓名⚾️、主管領導簽名、定稿或發布的日期等）。
六、卷內文件的排列
1🧙🏿♂️、批復件在前、請示件在後🌀；正件在前、附件在後；打印稿在前🖐🏼𓀛、簽發核定稿在後；轉發件在前👮🏻♀️🫗、原件在後🙎🏿♀️；圖紙按圖紙的類別序號排列👣。藍圖大於卷盒的，以手風琴式折疊成四號圖紙的規格🕍，底圖采用卷筒或平放兩種方式保管👩🎤。
2、由單一作者🧑🚀，單一問題組合起來的文件，按時間順序排列。
3💙、由單一作者，幾個問題組合起來的文件，按問題的重要程度結合時間順序排列♐️。
4、幾個作者𓀀，幾個問題組合起來的文件🧘，先按問題集中😼，然後按重要程度結合作者、時間順序排列。
5、有屆、次的會議文件，按屆🙋🏻♂️、次順序排列🐋🐜。
6、案件材料，按有關要求排列🚣🏻。
七🧎🏻♂️➡️🦆、卷內文件的編號
1、卷內文件材料按順序排列以後，無論單、雙面🥖，其上只要有內容的均應依次在非裝訂線一側下角編上頁號🩰，萬一漏編，可用“12(1)👨🎤、12(2)、12(n)”的方式來補遺，並在備考表中註明，如：“第12頁共有貳頁”。
2、一張紙上貼幾個文件的⛹🏽，每個文件算一頁🎳。
3🧖🏿♂️、每卷一個順序號🏊，從1開始。同一類問題的案卷也如此。
4、案卷封面🔻、卷內文件目錄和備考表不編入頁號之內。
八👨🏫、卷內目錄與備考表
1🙅♀️、在一卷文件的最前面需要填寫或打印卷內文件目錄，用以介紹卷內文件的成分與內容。每個案卷必須按規定格式逐件填寫卷內目錄。卷內目錄的項目有順序號、文號、責任者(形成該文件的單位或對該文件負責的簽署者)、題名、日期、頁號、備註。一式二份💅🏼，一份放在卷內文件的前面🩷，另一份交沐鸣平台😕。一律用黑墨水筆抄寫或打印機打印🧎🏻➡️🧘🏼。
2、備考表放在案卷的最後，用來保護文件🧛🏼♂️🏗，說明卷內文件的狀況(文件的缺損、修補、補充、移出、銷毀等)👉🏼，便於保管人員和利用者了解。備考表中應寫明卷內文件材料的實有頁數(大寫)👩🏼🏭，以及必要情況說明，並填寫立卷人🤾🏼♂️、檢查人(立卷單位負責人)姓名和立卷時間。檢查人應對案卷質量進行審核💕。
九、案卷標題
案卷標題是卷內全部文件材料名稱的集中概括，能揭示出卷內文件的成分與內容◀️🤘🏻，是案卷封面上最重要的項目之一🎣，是直接指引和幫助利用者查找檔案的向導，也是編製檢索工具的主要依據✅。
對於文書性案卷而言🔎，其標題的結構通常是🧑🏭：(地區)作者(收發文機關) —— 時間 —— (地區)問題 —— 文種。其基本結構，主要包括作者😼、問題和文種三部分🚼。字數不超過50字(包括標點符號)。
1🐻❄️、作者即卷內製發文件的單位、部門或個人🔸。一般放在標題的前部。作者要寫出全稱或通用的簡稱，不可用省略號。
2、問題即卷內文件的內容。準確地揭示出卷內文件內容所反映的問題，是標題的核心部分。屬於同一個或同一類性質問題的，可以概括標出♍️，屬於幾個問題的，應按照卷內問題的排列順序標出。內容概括要確切👨🏼⚕️，文字用語要簡練通順🤨、不籠統🍖、含糊。
3、文種即卷內文件種類的名稱🤏👨👨👧👦，如：“決定”、“通知”、“報告”、“計劃”、“規定”、“總結”等👱🏽♀️，通常它能反映出文件內容的性質。
其他案卷的標題結構立足“扣題”原則。
十、案卷封面與裝訂
1🙆♀️、案卷封面項目的填寫（打印，下同）🅱️。
①組織機構等名稱，均應使用全稱💂🏼♀️◀️；
②案卷標題應用黑墨水筆書寫（或打印），文字排列整齊、美觀🚣🏿；
③起止日期⚃，為卷內最早的和最遲的一份文件材料落款日期；
④卷內文件材料的件數及頁數用大寫數字填寫🟨；
⑤保管期限按“檔案保管期限表”要求填寫🧝🏻♀️；
⑥編製單位按案卷內文件材料的形成單位或主要責任者填寫；
⑦檔號🧸、全宗號🦷、目錄號、案卷號、排架號等由沐鸣平台工作人員酌情填寫🛤💇🏻。
2、案卷的裝訂是為了固定與保護卷內文件材料👩🏻🎓，以避免散失與損壞🧑🦽➡️。案卷在裝訂之前，須去掉文件上的金屬物(大頭針🛠🗄、回形針等)，防止銹蝕文件。殘破文件應當修補，大張文件需要折疊成手風琴式，小紙張文件要貼在與整卷文件相仿大小的紙上👧🏻。采用“三孔一線”法裝訂🐱，裝訂線一律放在案卷左邊🙎，繩線要勒緊、結牢。此外，還要註意紙張不倒置、不脫漏，不要把字跡裝訂掉。
沐鸣平台🤹🏻♂️，2004.04.10